Sie würden keinen beiläufig formulierten Brief ohne erkennbares Format an eine andere Geschäftsperson senden, wenn Sie über den Wettbewerb um einen Regierungsvertrag sprechen würden. Wenn Sie als Inhaber eines Kleinunternehmens ernst genommen werden möchten, sollten alle schriftlichen Mitteilungen an andere Geschäftsleute in einem klaren Format gesendet werden. Mit dem vereinfachten Geschäftsbrief können Sie professionell in einem bestimmten Format korrespondieren.
Definition
Der vereinfachte Geschäftsbrief ist eine Variation der Vollblock- und Halbblock-Briefformate. Geschäftsleute nehmen Sie ernst, wenn Sie Ihre schriftlichen Mitteilungen in einem dieser Formate formatieren. Ein persönliches Briefformat ist akzeptabel, um an einen Freund zu schreiben. Wenn Sie dieses Format jedoch verwenden, wenn Sie eine Mitteilung an einen anderen Geschäftsinhaber senden, können Sie unprofessionell aussehen.
Vergleich
Geschäftsbriefe im vereinfachten Stil enthalten dieselben Elemente wie die Vollblock- und Halbblockbuchstaben. Wie das Vollblockformat rechtfertigt das vereinfachte Format links jede Zeile mit Ausnahme des Firmenlogos oder des Briefkopfs. Die Datumszeile befindet sich entweder etwas rechts von der Mitte oder bündig mit der Mitte der Seite. In vereinfachtem Format geschriebene Briefe enthalten weniger interne Abschnitte wie Text, Anrede und Datumsangabe.
Wenn es nützlich ist
Die Verwendung des vereinfachten Stils ist am nützlichsten, wenn Sie keinen Kontaktnamen eines Empfängers haben. Da für den vereinfachten Stil keine Anrede erforderlich ist, benötigen Sie den Namen der Person nicht. Das vereinfachte Format macht unnötige Formalitäten überflüssig und behält gleichzeitig einen professionellen Ansatz bei.
Formatierung
Richten Sie die Ränder für den vereinfachten Formatbrief ein. Der rechte und linke Rand sollten 1 1/4 Zoll betragen und der obere und untere Rand sollten 1 1/2 Zoll betragen. Das Datum des Briefes sollte sechs bis zehn Stellen unter dem Briefkopf Ihres Unternehmens stehen. Positionieren Sie den Namen des Empfängers, falls verfügbar, den Firmennamen und die vollständige Adresse zwei bis vier Leerzeichen unter dem Datum des Briefes. Geben Sie zwei Leerzeichen unter dieser Adresse den Betreff Ihres Briefes in Großbuchstaben ein. Fügen Sie keine Eröffnungsrede hinzu. Beginnen Sie den ersten Absatz Ihres Briefes zwei Leerzeichen unterhalb der Betreffzeile. Platzieren Sie jeden Absatz einzeln und platzieren Sie einen vollständigen Abstand zwischen den Absätzen. Beenden Sie mit einer abschließenden Anrede, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“. Geben Sie dann fünf Leerzeichen unter der Anrede Ihren Namen in Großbuchstaben ein. Schreiben Sie Ihren Titel unmittelbar unter Ihrem Namen erneut in Großbuchstaben auf. Geben Sie an zwei Stellen unter Ihrem Titel Ihre Initialen ein. Wenn Ihre Büroassistentin Ihre Korrespondenz eingibt, sollte sie einen Schrägstrich und ihre Initialen in Kleinbuchstaben einfügen. Wenn Sie ein Gehäuse einschließen, geben Sie „Enclosure“ zwei Leerzeichen unter dem Anfangsblock ein.