Computergestützte Planungssysteme sind eine Methode zur Verwendung von Planungsalgorithmen und -regeln, mit denen mehrere Personen Termine und Besprechungen verwalten können. Durch die computergestützte Planung können Benutzer ihre Freizeit öffentlich in ihren Kalendern teilen und gleichzeitig bestimmte Termine privat halten. Sie sind in der Regel effizienter als die manuelle Planung, aber ein guter Terminsekretär kann einige Situationen effektiver bewältigen.
Manuelle Planungsmethoden
Die Stift-Papier-Methode ist die alte Methode zum Planen von Terminen für eine Arbeitsgruppe, bei der die gesamte Planung über einen Terminsekretär mit einem zentralen Kalender erfolgt. In diesem Modell müssen die Personen, deren Zeit gebucht wird, regelmäßig einchecken, um herauszufinden, wie ihr Zeitplan aussieht, und um der Sekretärin mitzuteilen, welche Zeiten nicht verfügbar sind. Bei großen Arbeitsgruppen oder sehr vollen Terminkalendern kann dieses System schnell unhaltbar werden.
Öffentlicher Kalender
Der erste Schritt zur Computerisierung eines Zeitplans besteht darin, ihn in ein gehostetes Kalendersystem einzugeben. In den meisten freigegebenen Kalendern können Benutzer Teile ihres Zeitplans als öffentlich und Teile als privat festlegen, sodass ein Benutzer beispielsweise seinen Arbeitsplan und die verfügbare Arbeitszeit für Besprechungen veröffentlichen kann, die persönlichen Bereiche seines Kalenders jedoch ausblenden kann. In diesem Modell können Benutzer bei den meisten Kalendersystemen Besprechungszeiten anfordern, die dann von den eingeladenen Teilnehmern bestätigt werden müssen, bevor sie als Termin angezeigt werden.
Öffnen Sie Terminsysteme
Ein Schritt über den öffentlichen Kalender hinaus ist ein veröffentlichtes Terminsystem, das die Arbeitsgruppenkalender um die öffentliche Möglichkeit erweitert, Termine anzufordern. Beispielsweise kann eine Arztpraxis einen Terminplan veröffentlichen, der es Patienten ermöglicht, die bevorstehende Verfügbarkeit anzuzeigen und ihre Termine online anzufordern. Oder die Patienten können möglicherweise den ersten verfügbaren Platz an einem bestimmten Wochentag anfordern. In diesen Fällen werden öffentliche Terminanfragen genauso behandelt wie Besprechungseinladungen in einem geschlossenen System. Termine müssen von Mitgliedern der Arbeitsgruppe bestätigt werden. Danach werden sie als nicht verfügbare Zeitblöcke im Kalender angezeigt.
Nachteile der computergestützten Planung
Computergestützte Zeitpläne funktionieren nur dann sehr gut, wenn alle Teilnehmer verpflichtet sind, ihre Kalender auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn einige Benutzer des Systems nicht wissen, wie sie ihre Kalender auf dem neuesten Stand halten sollen, kann das System auseinanderfallen. Wenn beispielsweise im obigen Beispiel in der Arztpraxis ein Arzt einen Termin außerhalb des Standorts plant, seine Reisezeit jedoch nicht als nicht verfügbar markiert, wird im Home Office zu viel Zeit als verfügbar angezeigt. In diesen Fällen kann eine kombinierte Computerisierungsmethode und eine kompetente Terminsekretärin dazu beitragen, die Dinge in Ordnung zu halten.