Eines der nützlichsten und am wenigsten genutzten Werkzeuge im modernen Büro ist der Scanner. Moderne Scanner sind einfach zu bedienen und so vielseitig wie Sie es sich vorstellen können. Da viele Drucker für den Heimgebrauch mit eingebauten Scannern ausgestattet sind, haben viele Menschen Scanner in ihren Häusern, die sie noch nie benutzt haben.
Reduzierung der Papierdateien
Wenn Ihre Aktenschublade überfüllt ist, sollten Sie einige dieser Dokumente scannen und auf Ihrem Computer anstatt auf Ihrem Schreibtisch speichern. Sie möchten eine Hardcopy von allem mit einer Originalunterschrift speichern, aber fast alles andere – Geschäftsbelege, Kreditkartenabrechnungen, Stromrechnungen – kann sicher elektronisch aufbewahrt werden. Bewahren Sie sie im Online-Speicher auf, um zu verhindern, dass sie aufgrund eines Brandes oder einer anderen Katastrophe verloren gehen. Wenn Ihr Scanner mit einem Dokumenteneinzug ausgestattet ist, können Sie damit mit geringem Aufwand Rechnungen, Kontoauszüge und Steuererklärungen für ein ganzes Jahr gleichzeitig scannen.
Fotos
Fotografien verblassen mit dem Alter. Bewahren Sie sie in neuwertigem Zustand auf, indem Sie sie scannen und elektronisch aufbewahren. Ziehen Sie Familienbilder aus diesen alten Fotoalben und scannen Sie sie. Verwenden Sie eine Fotobearbeitungssoftware, um Bildschäden zu beseitigen. Sobald Ihre Fotos digitalisiert sind, können Sie Bilder auf einer SD-Karte oder einem USB-Stick speichern, um sie mithilfe elektronischer Bilderrahmen oder Smart-TVs anzuzeigen oder Kopien per E-Mail an Familienmitglieder zu senden, die die Originale nie gesehen haben. Einige Scanner sind webfähig und können Fotos direkt in Social Media-Websites wie Facebook, Myspace und Pinterest scannen.
Optical Character Recognition
Scanner werden mit einer optischen Zeichenerkennungssoftware geliefert, mit der sie Zeichen in Text umwandeln können. OCR ist in eine Textverarbeitungssoftware integriert, sodass Sie gescannte Dokumente direkt in eine Vielzahl von Textverarbeitungssoftware importieren können. Dies ist ein großartiges Werkzeug, wenn Sie als Student eine Forschungsarbeit mit mehreren Zitaten schreiben. Scannen Sie einfach den Teil des Dokuments, den Sie zitieren möchten, oder scannen Sie das gesamte Dokument und speichern Sie es in Ihrer elektronischen Referenzbibliothek. Beachten Sie beim Scannen von urheberrechtlich geschütztem Material unbedingt alle Urheberrechtsgesetze.
Fax ersetzen
Viele Heimscanner sind mit einem Modem ausgestattet, mit dem sie gescannte Dokumente oder Bilder direkt an ein Faxgerät faxen können. Viele Haushalte haben jedoch ihre landgestützten Telefonleitungen durch Mobiltelefone ersetzt. Speichern Sie Ihre gescannten Bilder auf Ihrem Computer und senden Sie sie per E-Mail an einen Empfänger, anstatt ein Fax zu verwenden. Wenn Sie mit einem Faxgerät kommunizieren müssen, können Sie über einen Online-Faxdienst ein gescanntes Bild direkt an ein Faxgerät senden.