Die Ziele für ein Budget-Meeting für Kleinunternehmen hängen weitgehend davon ab, was Sie erreichen möchten. Einige Budgetbesprechungen sind explorativ, andere dienen zur Festlegung von Budgets und andere helfen Unternehmen dabei, die Leistung des Unternehmens in Bezug auf seine Finanzpläne zu überprüfen. Teilen Sie allen Beteiligten die Ziele mit, bevor Sie eine Budgetbesprechung abhalten.
Budgets
Kleine Unternehmen sollten mehr als ein Budget oder mehrere Berichte innerhalb eines Budgets erstellen. In einem Gesamtbudget sind Ihre erwarteten jährlichen Einnahmen und Ausgaben aufgeführt, damit Sie Ihre Ausgaben kontrollieren können, um die Gewinnziele zu erreichen. Mit einem funktionalen Budget können Sie die Leistung einer einzelnen Abteilung oder eines einzelnen Projekts verfolgen. Kleinunternehmer sollten die Informationen in einem Gesamtbudget verwenden, um ihre Gemeinkosten zu ermitteln, zu denen Kosten wie Miete, Versicherung, Büropersonal, Marketing, Büroausstattung, Telefone und Internetdienst gehören. Ein Herstellungsbudget identifiziert die harten Kosten für die Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung wie Material, Arbeit und Energie.
Planungstreffen
Die erste Art von Budgetbesprechung, die Sie abhalten sollten, ist eine Planungsbesprechung. Bei diesem Treffen werden keine harten Entscheidungen getroffen, um alle potenziellen Einnahmen- und Ausgabenkategorien zu identifizieren und Prognosen für jede zu erstellen. Laden Sie die Abteilungsleiter zu diesem Treffen ein und bitten Sie sie, Nummern für ihre Abteilung vorzubereiten, um sie zu den Diskussionen zu bringen. Bringen Sie historische Daten in Form von Kontoauszügen, Rechnungen, Bilanzen, Büchern und anderen Finanzdokumenten mit. Fügen Sie eine Bewertung der Forderungsausfälle, Strafen und Geldbußen hinzu, um eine genaue Liste der Einnahmen und Ausgaben zu erstellen. Benennen Sie vor oder während dieser Sitzung einen Haushaltsausschuss, der bei der Erstellung des endgültigen Haushaltsdokuments behilflich ist.
Schöpfungstreffen
Wenn Sie über alle Daten verfügen, die Sie zum Erstellen Ihres Budgets benötigen, halten Sie ein Treffen Ihrer Schlüsselpersonen ab, um den ersten Entwurf Ihres Budgets zu überprüfen. Fügen Sie alle Ausbrüche oder Berichte hinzu, z. B. Funktions-, Overhead- und Fertigungsbudgets. Bitten Sie die Teilnehmer um Informationen zu ihrem Vertrauen in Ihre Projektionen oder zu ihrer Fähigkeit, ihre Budgetziele zu erreichen. Lassen Sie alle Beteiligten an der Sitzung teilnehmen, damit sie Beiträge zu Daten anderer Abteilungen leisten können, die sich auf ihre Budgetvorschläge auswirken können.
Besprechung überprüfen
Halten Sie monatliche oder vierteljährliche Besprechungen zur Budgetüberprüfung ab, um zu analysieren, wie Ihre tatsächliche finanzielle Leistung mit Ihrem geplanten Budget verglichen wird. Fragen Sie die wichtigsten Stakeholder, warum sie besser oder schlechter abschneiden als geplant, und fordern Sie Vorschläge an, um von besser als erwarteten Umsatzzahlen zu profitieren oder übermäßige Ausgaben zu beheben. Möglicherweise müssen Sie Ihr Budget und nicht Ihre Leistung an Ihre Ergebnisse anpassen.