Was ist am besten, um viele Dokumente schnell zu scannen?


In einer papierlosen Ära, in der es immer weniger Durchschläge und andere gedruckte Dokumente gibt, verbrauchen Haushalte und Unternehmen immer noch viel Papier. Obwohl für Unterschriften oder einige rechtliche Dokumente immer noch Papier erforderlich ist, erfordert das Speichern und Abrufen von Papier viel Platz und Personal. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Digitalisierung ihrer Papierunterlagen, um die Verwaltung zu vereinfachen. Sie können dies schneller erreichen, indem Sie in einige wichtige Ressourcen investieren.

Automatischer Dokumentenzuführer


Sie benötigen einen Scanner, um Ihre Dokumente in digitale Dokumente umzuwandeln. Durch die Vielseitigkeit von Flachbettscannern müssen Sie jedoch einen Deckel anheben und jede Seite eines Dokuments ersetzen oder umblättern. Darüber hinaus sind Flachbettscanner durch die Geschwindigkeit einer Glühbirne begrenzt, die sich über das Glasbett bewegt. Eine bessere Option für die Verwendung eines Scanners mit mehrseitigen Dokumenten ist ein Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug. Obwohl ADF-Implementierungen variieren, verfügen sie über ein Papierfach, aus dem einzelne Blätter über eine Lampe gezogen werden. Auf diese Weise können sie automatisch einen vollständigen Stapel Papier nacheinander ziehen.

Duplex


Herkömmliche ADF-Fächer eignen sich für einseitige Dokumente. Viele Dokumente werden jedoch auf beiden Seiten gedruckt. Kaufen Sie einen ADF-Scanner mit Duplexfunktion, um doppelseitige Dokumente aufnehmen zu können. Ein Duplexer zieht das Dokument in eine Richtung und dann dreht eine Reihe von Rollen es um und schiebt es über die Lampe zurück.

Scan-Software

Neben der Hardware hängt das schnelle Scannen auch vom Programm ab, das es steuert. Obwohl viele Scanner mit Scansoftware geliefert werden, sind diese Programme beim Sortieren, Verarbeiten und Benennen von Dokumentenclustern im Allgemeinen ineffizient. Erweiterte Programme wie Adobe Acrobat bieten zusätzliche Dienste, um die Automatisierung und Indizierung zu vereinfachen. Acrobat kann beispielsweise eine optische Zeichenerkennung (OCR) durchführen, wodurch die gescannten Dokumente leicht durchsucht werden können.

Speicherlösung

Das Scannen großer Dokumente erfordert eine Speicherlösung. Zunächst speichert der Scanner das Dokument auf der Festplatte des Computers, an den er angeschlossen ist. Dieser Speicherort verhindert jedoch die Dateifreigabe und macht das digitalisierte Dokument anfällig für Festplattenfehler. Wenn die Festplatte, auf der die Dateien gespeichert sind, ausfällt, gehen alle Dokumente verloren. Verwenden Sie ein Cloud-basiertes Speichersystem, um die Dokumente schnell zu archivieren und anderen zugänglich zu machen. Ein Dienst wie SkyDrive von Microsoft oder iCloud von Apple stellt Ihre gescannten Dokumente schnell auf jedem Ihrer kompatiblen Geräte zur Verfügung. Wenn Sie die Dokumente zwischen Nutzern freigeben müssen, benötigen Sie Dienste wie Google Drive, mit denen Sie Dateien für andere Google-Nutzer freigeben können. Für große Dokumentmengen sind skalierbare Lösungen erforderlich, z. B. der 10-Cent-pro-GB-Cloud-Service von Rackspace oder das 500-TB-Speicher-Upgrade von Amazon für Cloud Drive für 1 US-Dollar pro Jahr.