Buchhalter sprechen häufig davon, einen Abgrenzungsjournaleintrag zu buchen oder eine Transaktion abwickeln zu müssen. Sie müssen Rückstellungen buchen, wenn ein Unternehmen Einnahmen erzielt, aber noch keine Zahlung erhalten hat oder eine Ausgabe angefallen ist, die Rechnung aber noch nicht bezahlt hat. Die Alternative zu aufgelaufenen Transaktionen besteht darin, die Buchhaltungsunterlagen bar zu führen.
Abgrenzungsübersicht
Unternehmen, die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen folgen, müssen ihre Rechnungslegungsunterlagen periodengerecht führen. In der Barabrechnung erfasst der Geschäftsinhaber Einnahmen, wenn er eine Zahlung erhält, und Ausgaben, wenn er eine Rechnung bezahlt, unabhängig davon, wann der Verkauf oder die Bestellung getätigt wurde. Im Gegensatz dazu erfasst die periodengerechte Rechnungslegung Einnahmen und Ausgaben, wenn die Transaktionen stattfinden, und nicht, wenn Cashflows ein- und ausgehen.
Aufgelaufene Kosten
Ein Aufwand zu erfassen bedeutet, eine Rechnung zu erfassen, die das Unternehmen in einem zukünftigen Abrechnungszeitraum bezahlen wird. Angenommen, ein Unternehmen bezahlt Mitarbeiter am ersten des Monats. Am 31. Dezember wird der Buchhalter die Löhne ansammeln, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern schuldet, die es noch nicht gezahlt hat. Wenn Mitarbeiter bis zum 2,000. Dezember 31 US-Dollar an unbezahlten Löhnen verdient haben, belastet der Buchhalter die Lohnkosten mit 2,000 US-Dollar und die Kreditlöhne mit 2,000 US-Dollar.
Aufgelaufene Einnahmen
Aufgelaufene Einnahmen werden erfasst, wenn ein Unternehmen Einnahmen erzielt, aber noch keine Zahlung erhalten hat. In einem Unternehmen müssen Kunden in der Regel erst bezahlen, nachdem sie Waren und Dienstleistungen erhalten haben. Das Unternehmen erfasst die Einnahmen jedoch weiterhin so, wie es sie verdient. Angenommen, ein Unternehmen liefert ein Produkt, aber der Kunde zahlt die 500-Dollar-Rechnung erst im nächsten Monat. Der Buchhalter belastet die Forderungen sofort mit 500 USD und schreibt die Einnahmen mit 500 USD gut.
Vor- und Nachteile der periodengerechten Rechnungslegung
Nicht jedes Unternehmen verwendet die periodengerechte Rechnungslegung. Insbesondere müssen viele kleine Unternehmen nicht die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze befolgen und stattdessen ihre Bücher auf Bargeldbasis führen. Die Buchhaltung auf Bargeldbasis ist für Geschäftsinhaber ohne buchhalterischen Hintergrund einfacher und unkomplizierter. Es ist auch weniger zeitaufwändig und erfordert weniger Aufzeichnungen. Finanzberichte auf Cash-Basis zeichnen jedoch nicht immer ein genaues Bild davon, wann einem Unternehmen Ausgaben und Einnahmen entstehen. Dies kann es für einen Geschäftsinhaber schwieriger machen, die Finanzlage des Unternehmens zu verstehen und zukünftige finanzielle Aktivitäten zu projizieren.