Bei den meisten Excel-Tabellen geben Sie Daten manuell in Zellen ein und verwenden dann Formeln oder andere Funktionen, um sie zu analysieren oder Berechnungen durchzuführen. Wenn Sie über eine große Datenquelle verfügen, z. B. eine Access-Datenbank, eine SQL Server-Datenbank oder sogar eine große Textdatei, können Sie Daten auch mit Excel abrufen. Mithilfe von SQL-Anweisungen in Excel können Sie eine Verbindung zu einer externen Datenquelle herstellen, Feld- oder Tabelleninhalte analysieren und Daten importieren – ohne die Daten manuell eingeben zu müssen. Sobald Sie externe Daten mit SQL-Anweisungen importiert haben, können Sie diese sortieren, analysieren oder erforderliche Berechnungen durchführen.
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Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappendatei oder öffnen Sie eine vorhandene Datei, mit der Sie eine externe Datenquelle verbinden möchten.
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Klicken Sie in der Excel-Multifunktionsleiste auf „Daten“. Klicken Sie im Abschnitt Externe Daten abrufen auf das Symbol „Aus anderen Quellen“. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Aus Microsoft-Abfrage“.
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Klicken Sie im Fenster Datenquelle auswählen auf den Typ Ihrer Datenquelle. Klicken Sie auf die Option „Verwenden Sie den Abfrage-Assistenten zum Erstellen / Bearbeiten von Abfragen“ und aktivieren Sie sie. Klicken Sie anschließend auf „OK“. Das Fenster „Verbindung zur Datenbank herstellen“ wird zuerst angezeigt, und einige Sekunden später wird das Fenster „Datenbankdateibrowser auswählen“ angezeigt.
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Navigieren Sie zu dem Ordner und der Datei für Ihre Datenbank oder Datenquellendatei. Markieren Sie den Dateinamen der Datenquelle und klicken Sie auf „OK“. Das Feld Abfrage-Assistent wird auf dem Bildschirm angezeigt.
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Klicken Sie auf die Tabelle in der Datenquelle, die die Felder enthält, die Sie mit SQL abfragen und in Ihre Excel-Tabelle importieren möchten, und wählen Sie sie aus. Klicken Sie in der Mitte des Abfrage-Assistenten auf die Schaltfläche „>“, um die Spalten in Ihrem Abfragebereich mit Feldnamen aus der ausgewählten Tabelle in Ihrer Datenquelle zu füllen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.
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Wählen Sie Filteroptionen für die Daten aus, die abgerufen und in der Tabelle angezeigt werden sollen, wenn Sie dies wünschen. Indem Sie einen Filter für Daten in einem oder mehreren Feldern erstellen, weisen Sie Excel an, nur Daten aus der Datenquelle abzurufen, die bestimmte Bedingungen oder Kriterien erfüllen. Wenn Ihre Datenquelle beispielsweise eine Liste der Kunden und deren Kontaktinformationen enthält, enthält die Tabelle möglicherweise ein Feld für Telefonnummern. Wenn Sie nur Kunden aus der Datenquelle mit einer Vorwahl (919) abrufen möchten, können Sie dies durch Anwenden eines Filters tun. Klicken Sie im Bereich „Zu filternde Spalte“ auf das Feld „Telefonnummer“ oder ein anderes Feld mit ähnlichem Namen und wählen Sie „Enthält“ in der Liste der Filtertypen aus. Geben Sie „919“ in das nächste Feld ein und klicken Sie auf „Weiter“.
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Wählen Sie eine aufsteigende oder absteigende Sortierreihenfolge für die Datensätze, die aus der Datenquelle abgerufen werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Aktivieren Sie die Option „Daten an Microsoft Excel zurückgeben“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“.
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Klicken Sie auf und aktivieren Sie die Option „Tabelle“ im Fenster „Daten importieren“. Aktivieren Sie die Option „Vorhandenes Arbeitsblatt“ und klicken Sie auf das Symbol „Roter Pfeil“ rechts neben dem Zellenfeld unter der Bezeichnung „Vorhandenes Arbeitsblatt“. Klicken Sie auf und wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die obere rechte Ecke der Datentabelle mit Datensätzen aus der externen Datenquelle positionieren möchten.
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OK klicken.“ Excel zeigt eine Tabelle mit abgerufenen Datensätzen an, die als Ergebnis der zugrunde liegenden SQL-Abfrage der Datenquelle durch den Abfrage-Assistenten zurückgegeben werden.
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Zeigen Sie die SQL-Abfrage an, um zu sehen, wie der Code Daten aus der externen Datenquelle abruft. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten auf „Bestehende Verbindungen“. Klicken Sie im Abschnitt Verbindungen in dieser Arbeitsmappe des Fensters Vorhandene Verbindungen auf das Symbol „Abfrage vom Typ der Datenquelle“. Das Fenster Daten importieren wird auf dem Bildschirm angezeigt.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Klicken Sie im Fenster Verbindungseigenschaften auf die Registerkarte „Definition“. Suchen Sie den Text im Feld Befehlstext. Dort wird der native SQL-Abfragecode angezeigt. Bei einer SQL-Abfrage, bei der Datensätze aus einer externen Tabelle mit der Bezeichnung „Personal_Contacts“ abgerufen wurden, sieht der Code wie folgt aus: SELECT tbl_Personal_Contscts.ID, tbl_Personal_Contacts.Contact_Name, tbl_Personal_Contscts.Phone_Number, tbl_Personal_Contscts.Email_ Database1.accdb.tbl_Personal_Contacts tbl_Personal_Contacts
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um das Fenster „Verbindungseigenschaften“ zu schließen. Bearbeiten Sie andere Daten in der Tabelle und speichern Sie die Arbeitsmappe nach Bedarf.