Wenn Sie wichtige Rückmeldungen von Ihren Kunden einholen oder einfach eine freundliche Umfrage an die Mitarbeiter in Ihrem Büro senden möchten, können Sie mit Outlook eine Umfrage durchführen. Mit Outlook können Sie Standard- oder benutzerdefinierte Abstimmungsschaltflächen in Ihre Nachrichten einfügen, um Fragen an die Empfänger zu stellen. Anschließend können Sie Ihre Ergebnisse automatisch verfolgen und zählen, sodass Sie problemlos Antworten erhalten.
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Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, indem Sie oben auf der Registerkarte „Startseite“ auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ klicken. Verfassen Sie die E-Mail-Nachricht für Ihre Umfrage. Wählen Sie oben die Registerkarte „Optionen“ und klicken Sie unter „Tracking“ in der Gruppe „Tracking“ auf „Abstimmungsschaltflächen verwenden“, nachdem Sie Ihre Nachricht eingegeben haben.
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Wählen Sie eine der angebotenen Abstimmungsoptionen – „Genehmigen; Ablehnen. “„ Ja; Nein Ja; Nein; Möglicherweise “oder„ Benutzerdefiniert “, je nachdem, welche Art von Antwortschaltflächen in Ihrer Umfrage verfügbar sein soll. Wenn Sie „Benutzerdefiniert“ auswählen, wird das Dialogfeld „Nachrichtenoptionen“ angezeigt und Sie können Ihre Namen für Abstimmungsschaltflächen in das Textfeld „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ unter Abstimmungs- und Nachverfolgungsoptionen eingeben. Trennen Sie jeden Schaltflächennamen mit einem Semikolon. Klicken Sie auf „Schließen“, um Ihren Eintrag zu speichern.
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Setzen Sie ein Häkchen neben „Lieferschein anfordern“ oder „Lesebestätigung anfordern“ oder beides, wenn Sie Ihrer Nachricht weitere Nachverfolgungsoptionen hinzufügen möchten.
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Fügen Sie Ihrer Umfragemeldung ein Flag hinzu, um die Empfänger zur Antwort aufzufordern und daran zu erinnern. Wählen Sie die Registerkarte „Nachricht“ und klicken Sie im Abschnitt „Tags“ auf „Follow-up“. Klicken Sie auf „Für Empfänger kennzeichnen“. Geben Sie das Datum und die Uhrzeit an, zu der eine automatische Erinnerung gesendet werden soll, wenn die Standardeinstellung nicht Ihren Anforderungen entspricht. Drücken Sie „OK“, um zu Ihrer E-Mail-Nachricht zurückzukehren. Geben Sie Ihre Empfänger ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, wenn Sie fertig sind.
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Verfolgen Sie die Antworten, indem Sie regelmäßig eine der von Outlook per E-Mail gesendeten Antworten überprüfen. Wenn Personen auf Ihre Umfrage antworten, erhalten Sie in Ihrem Posteingang eine Nachricht, die derjenigen ähnelt, die Sie erhalten, wenn jemand eine Besprechungseinladung von Ihnen annimmt. Öffnen Sie eine Antwort, klicken Sie auf die Nachrichtenleiste und wählen Sie „Abstimmungsantworten anzeigen“. Sie sehen, wie viele Personen insgesamt geantwortet haben, wie viele Stimmen jeder Button erhalten hat und wie jeder Empfänger abgestimmt hat.