Wenn ein Unternehmen oder eine Abteilung ein Meeting abhält, trägt die Vorbereitung einer formellen Agenda häufig zu seinem beruflichen Charakter bei. Auf der Tagesordnung steht der Ablauf des Treffens, einschließlich Diskussionspunkten, Moderatoren und Zeitrahmen. Oft wird auch zwischen neuen Besprechungsthemen und altem Geschäft unterschieden. Der zentrale Unterschied besteht darin, dass das alte Geschäft die Diskussion bestehender Aktivitäten oder zuvor abgehaltener Ereignisse umfasst, während das neue Geschäft das Gespräch über eine Aktivität oder ein Ereignis beginnt.
Laufende Aktivitäten
Einige alte Geschäfte stammen aus laufenden Geschäftsaktivitäten. Das Unternehmen kann beispielsweise eine anstehende Veranstaltung haben, und Pläne und Verantwortlichkeiten werden während jeder Sitzung vor dem Veranstaltungstermin überprüft und besprochen. Laufende Aktivitäten entstehen auch, wenn die Organisation oder Abteilung an einem Projekt beteiligt ist, das Wochen oder länger dauert. Jeder Mitarbeiter kann die Gruppe über seine Rolle im Projekt auf dem Laufenden halten.
Unfinished Business
Unvollendete Geschäfte sind eine gebräuchliche Bezeichnung für Gesprächsthemen aus einer früheren Besprechung, die eingereicht oder ungelöst gelassen wurden. Dies tritt häufig auf, wenn jemand am Ende eines Meetings neue Geschäfte aufwirft, die am nächsten nicht abgeschlossen sind. Ein Mitarbeiter kann ein Projekt oder eine Aktivität vorschlagen, die eine weitere Debatte erfordert. Daher beschließen die Manager, es auf die Tagesordnung des nächsten Meetings zu setzen.
Geplantes Neugeschäft
Neugeschäft kann geplant oder spontan sein. Das geplante Neugeschäft umfasst neue Vorschläge oder Themen, die von Managern oder Leitern des Meetings im Voraus festgelegt wurden. Wenn der Manager beispielsweise eine Idee für eine Aktivität hat, wird diese möglicherweise unter Neugeschäft aufgeführt. Ein Abteilungs- oder Abteilungsleiter kann auch planen, den Mitarbeitern bei einer bestimmten Besprechung eine neue Unternehmensrichtlinie oder ein neues Unternehmensverfahren mitzuteilen und dies als neues Geschäftsthema aufzulisten.
Ungeplantes Neugeschäft
Neugeschäft wird normalerweise gegen Ende eines Meetings besprochen. Nachdem die Teilnehmer mit den geplanten Themen fertig sind, erlaubt der Besprechungsleiter häufig jedem, der ein neues Geschäftsthema oder eine neue Geschäftsidee hat, diese zu präsentieren. Dies soll die Mitarbeiterbeteiligung fördern und neue Ideen generieren. Es ermöglicht auch eine effektive Team- oder Abteilungskommunikation zu aktuellen Themen. Wenn kurz, können diese neuen Geschäftselemente schnell erledigt oder gelöst werden. Wenn nicht, können sie für die nächste Sitzung eingereicht werden.