Abwesenheiten von Mitarbeitern können kostspielig sein, insbesondere wenn Sie Zeitarbeitskräfte einstellen oder Überstunden an andere Mitarbeiter zahlen müssen, um eine ausreichende Personalausstattung für Ihr Unternehmen sicherzustellen. Abwesenheiten lassen sich in drei Kategorien einteilen: entschuldigt (vorab von einem Vorgesetzten genehmigt); unentschuldigt (nicht im Voraus genehmigt) und kein Fehler (diejenigen, die nicht klassifiziert sind). Entschuldigte und fehlerfreie Abwesenheiten werden im Allgemeinen als Geschäftskosten angesehen, aber die Kontrolle der Kosten durch unentschuldigte Fehlzeiten ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Das Verständnis der Gesetze in Bezug auf Fehlzeiten kann Ihrem Unternehmen helfen, die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Befreite und nicht befreite Mitarbeiter
Die Gesetze zur Bezahlung während der Abwesenheit gelten für freigestellte und nicht freigestellte Arbeitnehmer unterschiedlich. Die meisten Mitarbeiter, die als nicht freigestellt eingestuft sind, unterliegen den Lohn- und Stundenregeln des Fair Labour Standards Act und können für alle Arbeitszeiten angedockt werden. Befreite Mitarbeiter sind von den FLSA-Regeln ausgenommen. Die häufigsten Ausnahmen gelten für Verwaltungsangestellte, leitende Angestellte und Fachkräfte, IT-Fachkräfte und Außendienstmitarbeiter.
Wenn ein freigestellter Mitarbeiter zu irgendeinem Zeitpunkt während der Lohnwoche gearbeitet hat, kann sein Gehalt nicht angedockt werden, ohne den Verlust seines Freistellungsstatus zu riskieren. Der Verlust des Ausnahmestatus bedeutet, dass Sie für jede Stunde, die er rückwirkend und in Zukunft über 1 gearbeitet hat, das 1 2/40-fache seines Satzes zahlen müssen. Eine schriftliche Richtlinie, die eine bestimmte Anzahl von Krankheitstagen oder persönlichen Tagen festlegt, ermöglicht es Ihnen jedoch, versäumte Tage gegen diese Anzahl zu zählen. Wenn der freigestellte Mitarbeiter diese Anzahl überschreitet, können Sie die Vergütung andocken und, sofern der Mitarbeiter keine anderen Kriterien erfüllt, Disziplinarmaßnahmen ergreifen.
Krankheit, Behinderung und Verletzung
Zwei weitere Bundesgesetze regeln Abwesenheiten wegen Krankheit oder Behinderung und gelten sowohl für befreite als auch für nicht befreite Arbeitnehmer. Das Familienurlaubsgesetz gilt für Unternehmen, die mehr als 50 Arbeitnehmer beschäftigen. Die Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern jährlich bis zu 12 Wochen unbezahlten, aber arbeitsplatzgeschützten Urlaub für ihre eigene schwere Krankheit gewähren oder sich um neugeborene, neu adoptierte oder kranke Familienmitglieder kümmern. Es erlaubt auch Urlaub, wenn Familienmitglieder beim Militär sind. Der Urlaub kann nacheinander oder zeitweise genommen werden. Das Gesetz über Amerikaner für Behinderungen gilt für Unternehmen, die mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigen, und verlangt, dass Sie gegebenenfalls einen verlängerten Urlaub gewähren, um den Bedürfnissen eines behinderten Arbeitnehmers gerecht zu werden. Es erfordert auch, dass Sie diesen Mitarbeiter bei Einstellungen oder Beförderungen nicht aufgrund seiner Behinderung oder des Bedarfs an zusätzlicher Freizeit diskriminieren. Zusätzlich zu den Bundesvorschriften haben die Staaten ihre eigenen Gesetze, die Arbeitnehmer schützen, die sich wegen Verletzungen am Arbeitsplatz eine Auszeit nehmen müssen.
Anwesenheitsrichtlinien
Der beste Weg, um mit Fehlzeiten umzugehen, besteht darin, eine Anwesenheitsrichtlinie zu entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und den gesetzlichen Bestimmungen entspricht. Eine solide Anwesenheitsrichtlinie sollte alle folgenden Bereiche abdecken: Verspätung, Krankheit, persönliches Geschäft, Familien- und Krankenurlaub (einschließlich Militärurlaub) und Invaliditätsurlaub. Die Richtlinie sollte spezifisch sein. Wie schnell muss ein Mitarbeiter beispielsweise nach Schichtbeginn anrufen, wenn er krank ist, um Disziplinarmaßnahmen zu vermeiden? oder wie viel muss ein Mitarbeiter einem Vorgesetzten für eine entschuldigte Abwesenheit mitteilen? In der Politik sollte auch klar angegeben werden, was Disziplinarmaßnahmen auslöst und wie diese Disziplin voranschreiten wird. Beispielsweise löst die erste Instanz einer unentschuldigten Abwesenheit oder einer Notfallabwesenheit ohne Anruf eine mündliche Warnung aus. die zweite eine schriftliche Verwarnung, und die dritte könnte ein Grund für die Kündigung sein. Teilen Sie die Richtlinie den Mitarbeitern schriftlich mit und schulen Sie die Vorgesetzten. Wenden Sie die Richtlinie nach ihrer Entwicklung konsequent an, um Diskriminierungsansprüche zu vermeiden.
Abwesenheiten ohne Fehler
Einige Unternehmen entwickeln eine Richtlinie für fehlerfreie Abwesenheiten. Bei diesem System wird kein Versuch unternommen, Abwesenheiten als entschuldigt oder unentschuldigt einzustufen. Stattdessen kann jeder Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von arbeitsfreien Tagen verwenden, um sie wie gewünscht zu verwenden. Progressive Disziplin wird angewendet, wenn der Mitarbeiter die Anzahl der zulässigen Abwesenheiten überschreitet. Obwohl dieses System einfach zu verwalten scheint, kann es schwierig sein, nachzuweisen, dass Sie die FMLA eingehalten haben, wenn Sie nicht wissen, warum Ihre Mitarbeiter abwesend sind. Diese Art von System erfüllt möglicherweise auch nicht Ihre Geschäftsanforderungen in Einzelhandels- oder Callcenter-Situationen, in denen die Abdeckung zu bestimmten Zeiten von entscheidender Bedeutung ist.
Recordkeeping
Die ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen ist wichtig, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Zum Beispiel können Arbeitnehmer behaupten, dass sie jahrelang in einer ungezwungenen „Vergütungszeit“ gearbeitet haben, ihre eigenen Überstunden nachverfolgen und dann zusätzlichen Urlaub nehmen, um die Überstunden auszugleichen. Wenn Ihnen offizielle Zeitnachweise fehlen, können Sie dies nicht anders beweisen. Viele Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme können Abwesenheiten verfolgen und zwischen Abwesenheitstypen unterscheiden. Wenn Ihr Unternehmen nicht über diese Art von Option verfügt, entwickeln Sie eine andere Methode, um einzelne Abwesenheiten zu verfolgen und unternehmensweite Summen einzugeben und zu tabellieren.