Wenn Ihr Unternehmen sein E-Mail-System über Microsoft Exchange hostet, haben Sie den Vorteil eines zentral verwalteten Adressbuchs namens Global Address List (GAL). Die GAL wird von Ihrer IT-Abteilung verwaltet und auf dem Exchange-Server gespeichert. Sie enthält normalerweise Namen, Adressen und E-Mail-Informationen für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit einer Unternehmens-E-Mail-Adresse. Wenn Ihr Unternehmen von Exchange zu einem anderen E-Mail-System wechselt oder wenn Sie beim Adressieren von E-Mails eine schnellere Antwortzeit wünschen, können Sie Ihrem lokal gespeicherten Kontaktordner in Outlook auch Elemente aus der GAL hinzufügen.
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Starten Sie Outlook und klicken Sie auf „Neu“, um ein neues E-Mail-Fenster zu öffnen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Adressbuch“ und wählen Sie dann „Globales Adressbuch“ aus dem Pulldown-Menü „Adressbuch“.
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Markieren Sie alle Einträge, die Sie in Ihren lokalen Kontaktordner exportieren möchten. Um die gesamte GAL zu exportieren, drücken Sie „Strg-A“, um alles auszuwählen, einschließlich aller Verteilergruppen. Um einen Bereich auszuwählen, klicken Sie auf das erste Element im Bereich, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie dann auf das letzte Element.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Elemente und wählen Sie „Zu Kontakten hinzufügen“. Der Vorgang kann einige Minuten dauern, abhängig von der Anzahl der ausgewählten Einträge und Ihrer Netzwerkverbindungsgeschwindigkeit.