Um Ihre Bücher übersichtlich zu halten und das Zusammenstellen und Lesen von Berichten zu vereinfachen, bietet QuickBooks die Möglichkeit, Unterkonten unter verschiedenen Kontoüberschriften einzurichten, sodass Sie die Ausgaben nicht nur nach Typ, z. B. Reisekosten, sondern auch nachverfolgen können die Arten von Dingen, die Sie möglicherweise auf Reisen kaufen müssen, wie Mahlzeiten, Mietwagen, Hotels und Kleingeld. Auf diese Weise werden alle diese Unterkonten unter der Überschrift „Reisen“ angezeigt, sodass Berichte leichter lesbar sind. Sie können jedem übergeordneten Konto in Ihrem Kontenplan Unterkonten hinzufügen.
Unterkonten einrichten
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Klicken Sie auf das Menü „Liste“ und wählen Sie „Kontenplan“. Klicken Sie unten im Fenster auf das Menü „Konten“ und dann auf „Neu“.
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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Typ“ und wählen Sie Ihren Unterkontotyp aus: „Einnahmen“, „Ausgaben“, „Verbindlichkeit“, „Vermögenswert“ oder „Bank“. Die Typen für Unterkonten müssen mit dem Typ des übergeordneten Kontos identisch sein. Beispielsweise können Sie ein Einkommenskonto nicht als Unterkonto für ein Ausgabenkonto verwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Unterkonto von“ und wählen Sie ein übergeordnetes Konto aus dieser Dropdown-Liste aus.
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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste „Steuerzeile“ und wählen Sie eine geeignete Steuerzeile aus. Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder lesen Sie den QuickBooks-Support-Artikel zu Steuerlinien (Link in Ressourcen). Um zu vermeiden, dass doppelte Einträge in Ihren Steuerformularen angezeigt werden, weisen Sie Ihren Unterkonten nur Steuerzeilen zu.
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Geben Sie in dieses Feld einen Startsaldo ein, wenn Sie die Ausgaben in diesem Konto bereits nachverfolgt haben. Wenn dieses Konto neu ist und Sie die erste Transaktion noch nicht eingegeben haben, belassen Sie den Startsaldo bei Null. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Unterkonten verwenden
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Klicken Sie auf das Menü „Buchhaltung“ und wählen Sie „Schecks schreiben“.
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Klicken Sie im Feld „An“ auf die Dropdown-Liste der Anbieter und geben Sie im Feld „Betrag“ einen Betrag ein. Passen Sie die Felder für Schecknummer und Datum an, um genaue Informationen für diese Prüfung wiederzugeben.
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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste in der Spalte „Konten“ und wählen Sie das entsprechende Unterkonto aus. Der volle Betrag des Schecks wird automatisch in die Spalte „Betrag“ eingetragen. Wenn Sie einen Scheck für Beträge ausgestellt haben, die sich in zwei verschiedenen Unterkonten befinden würden, passen Sie den Betrag neben dem bereits ausgewählten Unterkonto an und wiederholen Sie diesen Schritt mit der nächsten Zeile nach unten.
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Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Alle Berichte, die das übergeordnete Konto enthalten, werden in die Unterkonten unterteilt.