Der schlimmste Albtraum eines Geschäftsinhabers ist wahr geworden. Ein langjähriger vertrauenswürdiger Mitarbeiter hat gestanden, Unternehmensmittel missbraucht zu haben. Leider werden Geschäftsinhaber häufig mit der Verwaltung von Mitarbeitern, dem Kundendienst und dem Löschen von täglichen Bränden beschäftigt, bei denen ein Großteil der finanziellen Verantwortung jemand anderem anvertraut wird. Sobald ein Unternehmer jedoch Opfer von Betrug geworden ist, sucht er nach Antworten, um die Situation in Zukunft zu verhindern. Ein starkes System interner Kontrollen hilft Unternehmen, Mitarbeiter von Betrug abzuhalten.
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Informieren Sie das Management über die drei Betrugsindikatoren. Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners beinhaltet der Betrug von Finanzberichten die absichtliche Veröffentlichung falscher Informationen in einem beliebigen Teil eines Finanzberichts. Um betrügerische Aktivitäten zu verhindern, muss das Management interne Kontrollen oder Strukturen implementieren und wissen, nach welchen Situationen zu suchen ist. Einzelpersonen begehen Betrug, wenn sie unter situativem oder finanziellem Druck stehen, wenn die Möglichkeit zur Begehung von Betrug besteht und wenn der Täter die betrügerischen Aktivitäten leicht rationalisieren kann.
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Buchhaltungsfunktionen trennen. Einer der Hauptfaktoren eines wirksamen internen Kontrollsystems ist die Aufgabentrennung. Das Management hilft, Betrug zu verhindern, indem es die Anreize für Betrug verringert. Ein Anreiz, die Möglichkeit, Betrug zu begehen, wird verringert, wenn die Buchhaltungsfunktionen getrennt werden. Die Aufgabentrennung trennt die Aufzeichnungs-, Autorisierungs- und Überprüfungsfunktionen im Rechnungslegungsprozess. Um die Aufgaben zu trennen, beziehen Sie mehr als eine Person in den Prozess der Abschlusserstellung ein. Wenn also Betrug auftritt, müssen zwei Mitarbeiter zusammenarbeiten, um das Verbrechen zu begehen.
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Richten Sie eine starke Kontrollumgebung ein. In einer starken Kontrollumgebung, die auch als starker Ton an der Spitze bezeichnet wird, muss das Management angeworben werden, um ethisches Verhalten zu demonstrieren. Das ACFE stellt fest, dass alle Tonmanagementsätze einen Rinnsaleffekt auf die Mitarbeiter des Unternehmens haben. Ein starker Ton wird entwickelt, indem schriftliche Richtlinien festgelegt und eingehalten werden. Die Richtlinien müssen präzise sein und Konsequenzen enthalten, wenn Verfahren nicht befolgt werden. Laut dem Fraud Examiners Manual des ACFE besteht eine der einfachsten Möglichkeiten, einen starken moralischen Ton für ein Unternehmen zu erreichen, darin, moralisch einwandfreie Mitarbeiter einzustellen.
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Initiieren Sie jährliche Prüfungen des Jahresabschlusses durch eine externe Partei. In vielen Fällen ist das Management die Partei, die Betrug begeht. Das Management kann den Druck verspüren, finanzielle Ziele für das Unternehmen zu erreichen, oder Anreize erhalten, wenn bestimmte Ziele erreicht werden. Lassen Sie eine unabhängige Partei den Jahresabschluss jährlich prüfen, um zu verhindern, dass das Management übermäßig aggressive Anpassungen des Jahresabschlusses vornimmt. Die Beauftragung eines Abschlussprüfers zur Durchführung einer Abschlussprüfung oder -prüfung hindert die Mitarbeiter daran, wissentlich falsche Abschlüsse vorzulegen.