Das E-SIGN-Gesetz definiert eine rechtsverbindliche elektronische Signatur als „elektronischen Ton, Symbol oder Prozess, der an eine Aufzeichnung angehängt oder logisch mit dieser verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt und übernommen wird“. Die Verwendung dieser Signaturen zum legalen Signieren der PDF-Formulare Ihres Unternehmens spart Bäume und Zeit. Um ein PDF-Formular legal zu signieren, können Sie ein Programm oder einen Dienst verwenden, der Ihre Signatur in das Formular einfügt. Das Erstellen von Signaturen, die Manipulationen widerstehen, erfordert jedoch eine Ressource, die digitale Signaturen einfügen kann. Solche Signaturen sind elektronische Signaturen, die sich auf „Zertifizierungsstellen“ stützen, Unternehmen, die Zertifikate über die Echtheit eines Dokuments ausstellen.
PDFescape
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Öffnen Sie die PDFescape-Startseite in Ihrem Webbrowser (vollständiger Link in Ressourcen) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verwenden der Registrierung ohne Registrierung“. Klicken Sie im Bildschirm Erste Schritte auf den Link „Hochladen“ und wählen Sie das hochzuladende PDF-Formular aus. Klicken Sie im Dialogfeld Hochladen auf die Schaltfläche „Hochladen“, um das ausgewählte PDF-Formular hochzuladen. PDFescape zeigt das Formular im Hauptbereich und einen Werkzeugbereich neben diesem Bereich an.
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Klicken Sie im Werkzeugfenster auf die Schaltfläche „Freihand“. Klicken Sie in das Formularfeld, in dem eine Signatur erforderlich ist, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie, um Ihre Signatur zu zeichnen, und lassen Sie die Maus los, um die Signatur zu vervollständigen. Ihre Unterschrift ist jetzt legal, da sie der E-SIGN-Definition von „elektronischer Unterschrift“ entspricht. Es ist ein elektronisches Symbol, das Sie an einen Datensatz angehängt haben (das PDF-Formular) und das Sie mit der Absicht ausgeführt haben, diesen Datensatz zu signieren.
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Klicken Sie im Werkzeugbereich auf die grüne Schaltfläche „Herunterladen“ und befolgen Sie die Anweisungen Ihres Browsers, um das signierte PDF-Formular auf Ihrem PC zu speichern.
OpenOffice Zeichnen
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Installieren Sie die PDF-Importerweiterung (vollständiger Link in Ressourcen) und öffnen Sie ein PDF-Formular, um sich bei Draw anzumelden.
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Klicken Sie in der Zeichnungssymbolleiste auf das Werkzeug „Kurve“. Ziehen Sie die Maus, um Ihre Signatur in dem erforderlichen Textfeld zu rendern. Da Ihre Unterschrift der E-SIGN-Definition von „elektronischer Unterschrift“ entspricht, ist sie legal.
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Klicken Sie auf das Menü Datei und dann auf den Befehl „Als PDF exportieren“, um das signierte PDF-Formular auf der Festplatte zu speichern.
Adobe Reader mit digitaler Signatur
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Öffnen Sie ein Reader Extended PDF-Formular in Adobe Reader. Die Schaltfläche Erweitert wird in der Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und dann im erweiterten Bereich auf die Schaltfläche „Dokument signieren“.
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Ziehen Sie die Maus über ein Textfeld, das Sie signieren müssen. Das Dialogfeld Digitale ID hinzufügen wird angezeigt.
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Klicken Sie auf die Option „Neue digitale ID“ und dann auf die Schaltfläche „Weiter“. Klicken Sie auf dem Bildschirm mit der Option Neues PKCS auf die Schaltfläche „Weiter“, um den Standardspeicherort für die digitale ID zu übernehmen. Geben Sie Ihren Namen und andere identifizierende Informationen auf dem Bildschirm mit der Bezeichnung „Geben Sie Ihre Identität ein“ ein und klicken Sie dann auf „Weiter“.
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Geben Sie ein Passwort in die Felder Passwort und Passwort bestätigen ein und klicken Sie auf „Fertig stellen“. Das Dialogfeld Dokument signieren wird angezeigt.
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Geben Sie Ihr Passwort in das Feld Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Signieren“. Geben Sie einen Dateinamen in das Dialogfeld Speichern unter ein und klicken Sie auf „Speichern“. In dem von Ihnen ausgewählten Formularfeld zeigt Reader den Namen an, den Sie in das Feld Digitale ID hinzufügen eingegeben haben. Dieser Text erfüllt die E-SIGN-Kriterien für eine legale elektronische Signatur. Da es sich auch um eine digitale Signatur handelt, können diejenigen, die das signierte PDF anzeigen, Ihre Signatur mithilfe der Tools im Reader’s Signature Panel authentifizieren.