Kleinunternehmer sehen sich einer Reihe von Vorschriften der Bundes- und Landesregierung bezüglich der Einstellung von Mitarbeitern gegenüber, und Sie müssen diese Vorschriften einhalten. Dazu gehören die Unterscheidung zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter, die Bestätigung, dass Mitarbeiter gesetzlich berechtigt sind, in den USA zu arbeiten, und obligatorische Abzüge von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter.
1
Beantragen Sie beim Internal Revenue Service eine Beschäftigungsidentifikationsnummer. Sie benötigen das EIN für Steuerberichtszwecke an das IRS und für die Meldung von Daten über Ihre Arbeitnehmer an bestimmte staatliche Stellen. Wenden Sie sich direkt an das IRS, um ein EIN zu beantragen.
2
Stellen Sie anhand der IRS-Bestimmungen fest, ob ein Mitarbeiter ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Mitarbeiter ist. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist eine selbständige Person, während ein Arbeitnehmer eine Person ist, die Dienstleistungen erbringt, die von seinem Arbeitgeber kontrolliert werden können. Insbesondere hat ein Arbeitgeber das gesetzliche Recht zu kontrollieren, wie ein Arbeitnehmer seine Dienstleistungen erbringt.
3
Überprüfen Sie die Berechtigung der Mitarbeiterin, in den USA zu arbeiten, indem Sie ihr vollständiges Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit) von den US-amerikanischen Behörden für Staatsbürgerschaft und Einwanderung ausstellen lassen. Sie müssen das Formular ausfüllen und die von der Mitarbeiterin eingereichten Unterlagen prüfen, um ihre Berechtigung zur Arbeit im Land oder ihren Staatsbürgerschaftsstatus zu bestätigen. Sie können nur Unterlagen anfordern, die auf dem I-9-Formular angegeben sind.
4
Geben Sie dem neuen Mitarbeiter ein IRS-Formular W-4, das er zum Zwecke der Quellensteuer des Bundes ausfüllen muss. Im Gegensatz zum Steuerabzug für soziale Sicherheit und Medicare, der auf pauschalen Prozentsätzen basiert, hängt der Quellensteuerabzug des Bundes von den Steuerabzugstabellen des IRS-Rundschreibens E sowie vom Anmeldestatus und der Anzahl der Zulagen ab, die der Mitarbeiter auf seinem W-4 geltend macht. Es ist schwierig, den angemessenen Betrag der Bundeseinkommensteuer zu ermitteln, der ohne den W-4 von den Gehaltsschecks des Arbeitnehmers einbehalten werden kann.
5
Wenden Sie sich an die staatliche Finanzbehörde, um Informationen zu den geltenden staatlichen und lokalen Quellensteuerrichtlinien zu erhalten. Einige Staaten verlangen von den Mitarbeitern nicht, dass sie die staatliche Einkommenssteuer einbehalten, während einige dies zuzüglich der Quellensteuer vor Ort verlangen. Der Staat kann von Ihnen verlangen, dass Sie einem neuen Mitarbeiter ein vom W-4 getrenntes Formular geben, das Sie zum Zwecke der Quellensteuer für staatliche und lokale Einkommenssteuern ausfüllen müssen. Darüber hinaus kann der Staat verlangen, dass Sie sich für Zwecke der staatlichen Lohnsteuer für eine staatliche Arbeitgeberidentifikationsnummer (SEIN) registrieren.
6
Registrieren Sie sich bei Ihrem staatlichen Programm zur Meldung von Neueinstellungen, bei dem Sie dem Staat kurz nach dem Einstellungsdatum oder dem Neueinstellungsdatum neue Mitarbeiter und wieder eingestellte Mitarbeiter melden müssen. Das Programm hilft den staatlichen Durchsetzungsbehörden für den Unterhalt von Kindern, Eltern zu finden, die Unterhalt schulden, und effizientere Einbehaltungsentscheidungen zu erlassen. Laut Bundesgesetz müssen Sie sieben Datenelemente einreichen: Name des Arbeitgebers, Adresse und EIN des Bundes sowie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Arbeitnehmers. Ihr Landesgesetz kann zusätzliche Anforderungen haben.
7
Schließen Sie eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung gemäß den staatlichen Anforderungen ab. Arbeitgeber können die Versicherung über das staatliche Arbeitnehmerentschädigungsversicherungsprogramm, selbstversichert oder über einen gewerblichen Versicherungsträger abschließen.
8
Abschluss einer Invalidenversicherung, wenn der Staat dies verlangt. Diese Versicherung verlangt von Ihnen, dass Sie Mitarbeitern, die aufgrund einer nicht arbeitsbedingten Verletzung oder Krankheit nicht arbeiten können, einen Teillohnersatz gewähren. Kalifornien und New Jersey sind zwei Staaten, die diese Versicherung benötigen.
9
Wenden Sie sich an das US-Ministerium für Arbeit, Löhne und Stunden, um Informationen zu Mindestlöhnen, Trinkgeldern, Aufzeichnungen, Pausen, Essenszeiten und Überstunden zu erhalten.
10
Wenden Sie sich an das staatliche Arbeitsministerium, um Informationen zu den staatlichen Arbeitsanforderungen zu erhalten. Der Staat kann einige Bundesarbeitsgesetze einhalten oder einen eigenen Mindestlohn, Pausen, Aufzeichnungen und Überstundenregelungen haben.
11
Registrieren Sie sich bei der staatlichen Arbeitsagentur für Zwecke der staatlichen Arbeitslosensteuer. Die meisten Unternehmen müssen die Arbeitslosensteuer des Bundes und der Länder zahlen. Sie zahlen die Bundesarbeitslosensteuer an die IRS und die staatliche Arbeitslosensteuer an die staatliche Arbeitslosen- oder Arbeitsagentur.
12
Besorgen Sie sich eine Kopie der IRS-Publikation 15, des Leitfadens für Arbeitgebersteuern, mit Anweisungen, wie Sie Bundessteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten und an die IRS zahlen können. In der Veröffentlichung erfahren Sie auch, wie Sie Ihre eigenen Bundessteuern an das IRS zahlen können.