Eine Geschäftsanfrage kann mit dem ersten kleinen Schritt einer Business-to-Business-Beziehung verglichen werden. In der Regel schreiben Sie einen Anfragebrief als Antwort auf eine Verkaufsaktion oder eine Werbekampagne eines Unternehmens, mit dem Sie nicht vertraut sind. Sie schreiben, um mehr über den Service, das Produkt oder das Unternehmen zu erfahren, mit dem Sie eine Beziehung aufbauen, kaufen oder aufbauen möchten. Ein Anfragebrief sollte kurz und sachlich sein. Der Hauptzweck besteht darin, detailliertere Informationen einzuholen, als im ursprünglichen Verkaufsmaterial enthalten waren.
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Geben Sie das Briefdatum ein. Das Datum ist nützlich, wenn Sie in zukünftigen Mitteilungen auf die Anfrage verweisen müssen.
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Geben Sie die Adresse des Unternehmens ein. Wenn die anfänglichen Verkaufsunterlagen den Namen des entsprechenden Kontakts enthielten, geben Sie diesen Namen über dem Firmennamen ein. Wenn nur auf einen Titel oder eine Abteilung verwiesen wurde, geben Sie diese Daten in eine separate Zeile am Ende der Adresse ein. Beginnen Sie diese separate Zeile mit der Abkürzung „Attn:“. Ein Beispiel ist „Attn: Vice President, Business Services“.
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Verwenden Sie die entsprechende Begrüßung. Wenn das Verkaufsmaterial, das Sie erhalten haben, einen volkstümlichen, freundlichen Ton hat, können Sie den Vornamen der Kontaktperson verwenden. Andernfalls wenden Sie sich einfach an Herrn oder Frau, gefolgt vom Nachnamen.
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Geben Sie kurz Ihre Anfrage an. Wenn Sie einen Katalog oder eine Preisliste wünschen, sagen Sie es einfach. Beispiel: „Ich schreibe, um einen Produktkatalog als Antwort auf Ihr aktuelles Verkaufsmailing anzufordern.“ Wenn Sie sich expansiv fühlen, können Sie eine Zeile über die Funktion Ihres Unternehmens einfügen, z. B. „Mein Unternehmen verwendet Widgets bei der Herstellung von Widget-Frames.“
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Schließen Sie mit einer Standardschließ- und gedruckten Signaturzeile. „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit freundlichen Grüßen“ sind übliche und angemessene Abschlüsse. Fügen Sie Ihren Titel unter der Signaturzeile ein.