Ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter ist besonders praktisch, wenn Sie neue Mitarbeiter schulen, Verbesserungsprozesse überprüfen, Stellenbeschreibungen überarbeiten oder Mitarbeiter aufgrund von Krankheit oder Fluktuation ersetzen. In vielen Unternehmen würde das Verfassen eines Betriebshandbuchs für Mitarbeiter aufgrund der Anzahl der am Prozess beteiligten Personen und der Anzahl der in das Handbuch aufzunehmenden Vorgänge mehrere Tage, wenn nicht Wochen dauern. Ein Betriebshandbuch unterscheidet sich von einem Mitarbeiterhandbuch. Ein Mitarbeiterhandbuch konzentriert sich auf Arbeitsplatzrichtlinien und -richtlinien, während der Schwerpunkt eines Mitarbeiterbetriebshandbuchs auf Arbeitsprozessen für Arbeitsgruppen oder Abteilungen liegt.
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Bestimmen Sie den Zweck des Betriebshandbuchs Ihres Unternehmens. Einige Unternehmen erstellen ein Handbuch für die gesamte Organisation, während andere für jede Abteilung ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter erstellen. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Abteilungen und einen großen Mitarbeiterstamm hat, ist ein abteilungsspezifisches Handbuch die bessere Wahl. Wenn Sie jedoch ein kleines Unternehmen haben, in dem Mitarbeiter häufig funktionsübergreifend arbeiten und die Aufgaben von Mitarbeitern in verschiedenen Bereichen des Unternehmens übernehmen, ist ein unternehmensweites Betriebshandbuch wahrscheinlich hilfreicher.
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Erhalten Sie eine Liste mit Berufsbezeichnungen und Positionen. Identifizieren Sie Mitarbeiter in jedem Job, die während der Entwurfsphase Beiträge leisten können. Stellen Sie die Jobbeschreibungen für jede Position zusammen und sortieren Sie sie nach Jobfunktion und dann nach Abteilung. Sortieren Sie beispielsweise alle Stellenbeschreibungen für den administrativen Support und sortieren Sie sie dann nach Abteilungen, z. B. Verwaltungsassistenten für Vertrieb, Einkauf und Geschäftsabteilungen.
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Überprüfen Sie jede Jobbeschreibung und wählen Sie die wesentlichen Funktionen des Jobs aus. Markieren Sie die Hauptaufgaben und beschreiben Sie die Prozesse, die zur Ausführung jeder Aufgabe verwendet werden, einschließlich aller für jede Auftragsaufgabe erforderlichen Ressourcen. Ein Beispiel für einen Verwaltungsassistentenprozess für die Exekutivabteilung wären die Positionen, die der etablierte Betreiber unterstützt, wie z. B. der Chief Executive Officer, der Chief Operating Officer und der Chief Financial Officer. Zu den erforderlichen Ressourcen gehört der Zugriff auf vertrauliche Aktenmaterialien, Finanzdaten und Investor Relations-Materialien. Die Details für Prozesse auf Führungsebene müssen möglicherweise nur in Kopien von Handbüchern für Mitarbeiter dieser Abteilung enthalten sein, da die Operationen auf Führungsebene vertraulich sind.
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Planen Sie individuelle Besprechungen mit einem Mitarbeiter in jeder Position, für die Sie eine Betriebshandbuchseite erstellen. Vermeiden Sie es, die Liste der Aufgaben in den Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter einfach noch einmal zu wiederholen, und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wie die Aufgaben ausgeführt werden. Wenn Sie beispielsweise ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter für die Personalabteilung schreiben, erhalten Sie Informationen von Mitarbeitern, die Aufgaben im Zusammenhang mit Einstellung und Auswahl, Mitarbeiterbeziehungen sowie Vergütung und Leistungen ausführen. Detaillierte Informationen zur Verarbeitung neuer Mitarbeiter, welche Mitarbeiter an der Verarbeitung neuer Mitarbeiter beteiligt sind, sowie zu den für neue Mitarbeiter erforderlichen Materialien und Unterlagen, z. B. Formulare für Hintergrunduntersuchungen, Informationen zu Drogentests, Uniformen, Ausweise, Schlüssel und Anmeldeinformationen für Computergeräte.
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Weisen Sie einen Abschnitt des Betriebshandbuchs für Mitarbeiter den Abteilungsfunktionen und den verschiedenen Arten von abteilungsübergreifenden Funktionen zu. Erläutern Sie Abteilungsprozesse wie Personal, Vertrieb, Versand, Buchhaltung und andere Bereiche des Unternehmens sowie abteilungsübergreifende Funktionen, z. B. den Prozess zur Kündigung eines Mitarbeiters. Der Personalchef dieser Abteilung sollte sich an die Personalabteilung wenden, um sicherzustellen, dass die Personalakte des Mitarbeiters zur Überprüfung verfügbar ist. Der Einstellungsmanager und eine Person des Personalpersonals müssen den Grund für die Suspendierung oder Kündigung besprechen und ein Kündigungstreffen mit dem Mitarbeiter vereinbaren, wenn eine endgültige Entscheidung zur Suspendierung oder Kündigung getroffen wird.
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Verwenden Sie Ihre Diskretion und Ihr unabhängiges Urteilsvermögen, wenn Sie ein Betriebshandbuch für Mitarbeiter schreiben und verteilen. Während Manager und Vorgesetzte im Allgemeinen die Prozesse für ihre zugewiesenen Abteilungen kennen sollten, möchten Sie möglicherweise eine andere Version des Betriebshandbuchs für Mitarbeiter an vorderster Front erstellen, deren Aufgaben nicht erfordern, dass ihnen Vorgesetzte und Manager die gleichen Informationen zur Verfügung stehen .