Unternehmen verwenden Management-Memos, um Informationen an mehrere Personen weiterzugeben. In solchen Memos werden beispielsweise Nachrichten zu Richtlinien, Ereignissen oder Initiativen aufgeführt und die Informationen gleichzeitig an alle entsprechenden Manager übermittelt. Um ein effektives Management-Memo zu erstellen, müssen Sie Ihr Publikum verstehen und erkennen, dass Manager den ganzen Tag über viel Korrespondenz erhalten. Schreiben Sie das Memo so, dass es klar und präzise ist und eine interessante Betreffzeile enthält, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen.
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Senden Sie das Memo nur an die Manager, die die Informationen benötigen. Das Verteilen von Memos an alle Vorgesetzten in der Organisation jedes Mal, wenn eines geschrieben wird, kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass das Memo gelesen wird. Durch die Auswahl wissen die Manager, ob sie einen erhalten haben. Der Inhalt ist wahrscheinlich wichtig.
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Schreiben Sie ein starkes Thema oder eine Re:, Zeile, um die Aufmerksamkeit des Lesers auf sich zu ziehen. Anstatt etwas Gewöhnliches wie „Update auf das Gesundheitsprogramm“ zu schreiben, könnten Sie schreiben: „Spannende neue Vorteile, die dem Gesundheitsprogramm hinzugefügt wurden!“
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Fassen Sie den Zweck des Artikels im ersten Satz zusammen. Die Manager verwenden dies als Leitfaden, um zu bestimmen, ob sie weiterlesen sollen. Eine generische Öffnung des Memos kann dazu führen, dass ein vielbeschäftigter Manager zu dem Schluss kommt, dass die Informationen ihre Zeit nicht wert sind. Fügen Sie daher in der ersten Zeile genügend Details ein, um die Manager davon zu überzeugen, dass das Memo würdig ist.
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Halten Sie das Memo kurz und prägnant. Verwenden Sie eine Kombination aus Absätzen und Aufzählungszeichen zum schnellen Lesen. Fügen Sie gleichzeitig genügend Inhalte hinzu, um die Informationen klar zu erläutern. Viele Menschen sind auf kurze Social-Media-Beiträge eingestellt, um einen Punkt zu vermitteln. Verstehen Sie beispielsweise den Unterschied zwischen einem an Manager gerichteten Memo und einem Twitter-Update. Das Memo sollte eine zufriedenstellende Zusammenfassung des Problems enthalten.
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Klären Sie alle nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten der Leser. Geben Sie klar an, ob sie bestimmte Informationen sammeln, an einem Seminar teilnehmen, ihre Untergebenen über die Angelegenheit oder andere Dinge informieren müssen, die zusätzliche Maßnahmen erfordern. Geben Sie die spezifische Frist für die Aktionen an, falls es eine gibt.
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Geben Sie einen Kontaktnamen und Informationen an, falls einer der Manager Fragen zum Inhalt des Memos hat.