Eine der letzten Aufgaben bei der Schließung einer S-Corporation ist die Benachrichtigung des IRS. Wenn Sie eine S-Corporation schließen und angeben, dass es keine zukünftigen Steuererklärungen für das Unternehmen geben wird, wird dem IRS mitgeteilt, dass das Unternehmen geschlossen ist. Zusätzlich zur ordnungsgemäßen Kennzeichnung Ihrer endgültigen Steuererklärungen müssen Sie sicherstellen, dass den Mitarbeitern und Auftragnehmern endgültige Dokumente zur Verfügung gestellt werden und dass alle ausstehenden Steuereinlagen für den aktuellen Zeitraum getätigt werden.
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Machen Sie endgültige Steuereinzahlungen. Wenn Sie Mitarbeiter haben, müssen Sie endgültige Steuereinzahlungen für die Lohnsteuer leisten. Die endgültigen Steuereinlagen umfassen Einzahlungen für die Gehaltsabrechnung des Quartals, in dem Sie sich bei Geschäftsschluss befinden. Die endgültige Quellensteuer (Form 941) und die endgültige Arbeitslosensteuer (Form 940) müssen hinterlegt werden.
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Stellen Sie Ihren Mitarbeitern endgültige W-2-Formulare aus. Sie müssen diese auch mit dem W-2-Zusammenfassungsblatt, Formular W-3, bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer für Dienstleistungen bezahlen, müssen Sie jedem Auftragnehmer ein endgültiges 1099-MISC-Formular ausstellen und Kopien der 1099-MISC-Formulare und des 1099-Zusammenfassungsblatts, Formular 1096, an das IRS senden.
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Geben Sie die endgültigen K-1-Erklärungen an die Aktionäre der S-Corporation ab. Sie müssen das Kontrollkästchen „Final K-1“ oben im Formular markieren. Senden Sie Kopien der endgültigen K-1-Formulare mit Ihrer endgültigen 1120-S-Einkommensteuererklärung an das IRS.
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Datei endgültig zurück. Sie müssen eine endgültige Einkommensteuererklärung der S-Körperschaft (Formular 1120-S) und eine endgültige Steuererklärung der Arbeitnehmer (Formulare 941 und 940) erstellen und einreichen. Markieren Sie das Feld „Endgültige Rücksendung“ oben bei jeder Rücksendung. Durch Markieren des Felds „Final Return“ wird dem IRS mitgeteilt, dass Sie die S-Corporation schließen. Wenn Sie bei Schließung der S-Corporation über Geschäftseigentum verfügen, müssen Sie die Veräußerung dem IRS auf Formular 4797 melden. Fügen Sie Formular 4797 Ihrer endgültigen Einkommensteuererklärung für 1120-S bei. Leere Formulare für alle Rücksendungen können von der IRS-Website heruntergeladen werden.
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Schreiben Sie dem IRS einen Brief mit dem Namen, der Adresse und der Telefonnummer der Person, die die Gehaltsabrechnungen Ihres S-Unternehmens führt. Diese Person kann vom IRS kontaktiert werden, wenn Probleme mit Lohnsteuern, Einlagen oder Rückgaben auftreten, nachdem Sie das Geschäft geschlossen haben. Senden Sie den Brief mit Ihrer endgültigen Quellensteuererklärung (Formular 941).