Der Umfang Ihres Geschäftsprojekts umfasst die Strategie und die Schritte, die zum Erstellen eines Produkts erforderlich sind. Ihr Projektumfang ist anfällig für Probleme mit Budgetierung, Produktion und unvorhergesehenen Umständen. Wenn Sie die Nachteile Ihres Projektumfangs nicht reduzieren, kann es sein, dass Ihr Unternehmen das neue Produkt nicht erstellt, wodurch die Zeit der Mitarbeiter und die Ressourcen des Unternehmens verschwendet werden.
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Identifizieren Sie die Nachteile, auf die Ihr Projektumfang stoßen könnte. Sie können nicht davon ausgehen, dass jeder die möglichen Probleme und Nachteile kennt, die sich auf Ihren Projektumfang auswirken können. Darüber hinaus denken einige Ihrer Teammitglieder möglicherweise an Nachteile des Projektumfangs, die andere nicht haben. Bitten Sie jedes Teammitglied, seine Gedanken über die möglichen Nachteile des Projekts aufzuschreiben. Wenn jeder eine Liste mit Nachteilen geschrieben hat, stellen Sie die Liste auf einem Whiteboard oder Dokument zusammen, damit jeder sie sehen kann.
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Ordnen Sie die Wahrscheinlichkeit ein, mit der jeder Nachteil auftritt, und konzentrieren Sie sich auf die wahrscheinlichsten Nachteile. Ihre Teammitglieder werden wahrscheinlich eine lange, detaillierte Liste der Projektnachteile erstellen, aber nur wenige von ihnen werden Ihre Arbeit wahrscheinlich erheblich beeinträchtigen. Beispielsweise können Zeit- und Kostenbeschränkungen eine erhebliche Bedrohung für Ihren Projektumfang darstellen. Wenn Sie wissen, dass die Zeit knapp ist, sollten Sie diese auf Ihrer Liste der Nachteile als oberste Priorität festlegen.
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Machen Sie einen Plan, um mit jedem Nachteil umzugehen und ihn zu reduzieren. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie nicht viel Zeit haben, um ein Projekt abzuschließen, sprechen Sie mit Ihren Teammitgliedern darüber, wie Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können. Vielleicht sollte jedes Teammitglied mehr als eine Aufgabe haben, auf die es sich konzentrieren muss, um Zeit zu sparen. Wenn das Budget für Ihr Projekt knapp ist, finden Sie in jeder Phase des Projektumfangs Möglichkeiten, Geld zu sparen. Sie können auch bestimmte Auslöser festlegen, die Ihre Pläne zur Reduzierung von Nachteilen implementieren. Wenn beispielsweise das Budget Ihres Projekts unter einen bestimmten Punkt fällt, können Sie Sofortmaßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.
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Weisen Sie ein Mitglied des Teams zu, um sich auf die Nachteile des Projektumfangs zu konzentrieren. Das Teammitglied überwacht ständig den Fortschritt Ihres Projekts. Das Teammitglied kann den Projektumfang an verschiedenen Stellen während des Projekts analysieren, um sicherzustellen, dass Sie den Nachteilen entgegenwirken. Wenn dem Projekt beispielsweise das Geld ausgeht, kann das Teammitglied darum bitten, eine Besprechung abzuhalten und das Problem mit anderen Teammitgliedern zu besprechen.