Banken, Kreditgenossenschaften und Finanzinstitute müssen eine strenge Überprüfung der Verfahren und Praktiken durchlaufen, ebenso wie öffentliche Unternehmen sich offiziellen Prüfungen unterziehen müssen. Im Rahmen dieses Prozesses müssen Banken bestimmte Finanztransaktionen, Überweisungen, ACH-Überweisungen (Automated Clearing House) und Geldflüsse von Bankkonten bewerten. Diese Überprüfungen tragen dazu bei, die Stabilität der Bank und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten. Unternehmen, die Geschäfte mit einer Bank tätigen, die sich einer Prüfung unterzieht, haben möglicherweise offizielle Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder Unterlagen, um den Prozess zu unterstützen. Die Reaktion auf eine Bankprüfung ist im Allgemeinen ein Routineereignis und sollte keinen Grund zur Besorgnis oder Angst geben.
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Überprüfen Sie die Bankprüfungsanforderung. Beachten Sie zeitliche Einschränkungen, Datenanforderungen, Präsentationspräferenzen und Übertragungsmethoden. Wenn Informationen unklar sind, wenden Sie sich an den Prüfungskontakt der Bank, wie auf der Anfrage angegeben.
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Besprechen Sie die Anfrage mit Finanzmanagern, Führungskräften und dem mit der Informationsquelle verbundenen Linienbuchhalter. Konzentrieren Sie sich darauf, wie die Informationen erhalten und präsentiert werden müssen. Überlegen Sie sich mögliche Auswirkungen der Bereitstellung der Informationen. Wenden Sie sich an einen Rechtsberater, wenn sich aus der Bereitstellung der angeforderten Informationen Vertraulichkeits-, Mitarbeiter-, Kunden- oder kriminelle Probleme ergeben könnten.
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Erstellen Sie eine Datei und einen Speicherort für die Dokumentation. Die Anforderung kann einen sicheren Netzwerkspeicherort und einen physischen Speicherort erfordern. Stellen Sie sicher, dass die Daten jederzeit sicher sind und nur autorisiertes Personal Zugriff auf die Dateien hat.
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Informationen oder Daten abrufen. Arbeiten Sie mit Mitarbeitern der Informationstechnologie zusammen, um bei Bedarf die Dokumentation auf Sicherungslaufwerken oder außerhalb des Standorts zu finden. Stellen Sie sicher, dass der Datenabruf die Sicherheitsanforderungen erfüllt und alle relevanten Informationen sammelt.
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Überprüfen Sie die Daten. Überprüfen Sie die Informationen mit Finanzberichten, dem Hauptbuch, Zahlungsvorgangsberichten und Kontoauszügen. Verwenden Sie nach Möglichkeit mehrere Validierungsmethoden.
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Erstellen Sie ein Daten- und Informationspaket, das vollständig auf die Überwachungsanforderung reagiert. Das Paket sollte ein zusammenfassendes Ergebnisschreiben, die erforderlichen Unterlagen und alle erforderlichen rechtlichen Antworten enthalten.
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Präsentieren Sie die Prüfungsinformationen. Abhängig vom Prüfungsprozess können die Daten an eine externe Prüfungsgesellschaft, einen gesetzlichen Vertreter oder einen anderen benannten Vertreter übermittelt werden. Wenn ein Prozessaudit angefordert wird, ist möglicherweise eine Überprüfung vor Ort für die Datenübertragung erforderlich.
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Fordern Sie ein Audit-Compliance-Schreiben an. Bitten Sie den Bankprüfungskontakt um eine Dokumentation Ihrer Einhaltung der Prüfungsanforderung. Erforderliche Bankänderungen aufgrund der Prüfungsergebnisse sollten zur Bestätigung in dem Bestätigungsschreiben aufgeführt werden.