Die Bequemlichkeit von Kleingeld stellt auch die größte Prüfungsherausforderung dar; Da die Geldkassette normalerweise nicht gut gesichert ist, birgt die zuverlässige Verfolgung des Zugriffs auf das Geld ein internes Kontrollrisiko. Um sicherzustellen, dass das Geld korrekt verwendet wird, müssen die Belege abgeglichen, der Speicherort des Geldes überprüft und die Verfahren überprüft werden, mit denen die Mitarbeiter auf die Mittel zugreifen. Ein Audit sollte regelmäßig durchgeführt werden.
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Treffen Sie die Person, die als normaler Verwalter des Kleingelds fungiert – normalerweise eine Sekretärin oder ein Manager. Wenn keine einzelne Person für das Kleingeld verantwortlich ist, sollten Sie eine Richtlinie einführen, die eine Person als Kleingeldverwalter identifiziert. Bringen Sie ein Audit-Protokoll mit, bei dem es sich um eine fortlaufende Liste der Kleingeldsummen im Laufe der Zeit handelt.
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Zählen Sie die Währung und die Münze. Zählen Sie auch den Wert von Briefmarken oder handelbaren Instrumenten (wie Reiseschecks oder Anleihen), die mit dem Kleingeld aufbewahrt werden.
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Summieren Sie alle Gutscheine und Quittungen, die zur Rechtfertigung von Zahlungen aus Kleingeld oder Aufzeichnungen von Transaktionen verwendet wurden, die zum Bargeld hinzugefügt wurden. Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen legitim sind und den geltenden Erstattungs- oder Ausgabenrichtlinien entsprechen.
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Addieren Sie die Geldsumme zur Gutscheinsumme. Dieser Betrag sollte dem bei der letzten Prüfung festgestellten Geldbetrag entsprechen.
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Fügen Sie dem Kassenbuch einen Datensatz hinzu, in dem Unstimmigkeiten festgestellt werden, wenn der Betrag gering ist oder innerhalb der durch die Richtlinie festgelegten Grenzen liegt.
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Unterzeichnen Sie das Überwachungsprotokoll. Sowohl die Depotbank als auch der Abschlussprüfer sollten ihre Vereinbarungen unterzeichnen, dass die Geldsumme dem protokollierten Betrag entspricht. Entfernen und archivieren Sie vorhandene Belege und Gutscheine gemäß den Richtlinien.
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Überprüfen Sie den Ort, an dem das Kleingeld aufbewahrt wird. Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf die Depotbank oder auf Personen beschränkt ist, die legitimen Zugriff auf die Geldkassette haben. Stellen Sie sicher, dass die Box selbst an einem Ort aufbewahrt wird, der Diebstahl verhindert.