Schlechte Nachrichten zu kommunizieren scheint schwierig zu sein, wenn man bedenkt, dass niemand sie erhalten möchte. Als Kleinunternehmer können Sie jedoch eine unerwünschte Nachricht in etwas verwandeln, das Ihre Mitarbeiter mit einem Minimum an Ressentiments aufnehmen und akzeptieren können. Ein indirektes Format eignet sich am besten für Memos mit schlechten Nachrichten, da eine Nachricht schrittweise statt auf einmal angezeigt wird. Ihre Mitarbeiter sollten weniger Schock erleiden, wenn Sie die Nachrichten auf diese Weise übermitteln.
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Schreiben Sie eine Erklärung des guten Willens, um mit dem Memo zu beginnen und den Schlag der negativen Nachrichten zu mildern. Kompliment an die Mitarbeiter für ihre Bemühungen oder Präsentieren von Fakten im Zusammenhang mit den schlechten Nachrichten. „Ich schätze es, dass alle zusammenarbeiten, um unseren Umsatz in den letzten zwei Quartalen um 5 Prozent zu steigern.“
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Stellen Sie Hintergrundinformationen bereit, um die Mitarbeiter auf die bevorstehenden schlechten Nachrichten vorzubereiten. Wenn Sie Fakten präsentieren, die unglückliche oder negative Umstände beschreiben, sollte der Leser verstehen, dass der Zweck des Memos darin besteht, unerwünschte Nachrichten zu übermitteln. Auch Ihre Darstellung der Fakten hilft, die schlechten Nachrichten zu rechtfertigen. „Obwohl wir einen leichten Umsatzanstieg von 1.5 Prozent verzeichneten, haben wir unser ursprüngliches Ziel von 5 Prozent nicht erreicht. Leider müssen sich meine Pläne angesichts dieser Ereignisse ändern.“ Halten Sie Ihre Wortwahl so positiv wie möglich.
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Übermitteln Sie die schlechten Nachrichten in klarer, aber positiver Sprache. „Wie Sie wissen, hatte ich vor, einen Teil der Einnahmen aus Umsatzsteigerungen an Sie alle weiterzugeben. Leider bleiben die Boni in diesem Jahr gleich, da die Verkäufe nicht so gut waren, wie wir es uns erhofft hatten.“ „Boni bleiben in diesem Jahr gleich“ klingt besser als „Niemand wird in diesem Jahr eine Erhöhung seines Bonus erhalten.“
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Schreiben Sie eine weitere Erklärung zum guten Willen, damit die Wahrnehmung Ihrer Mitarbeiter für Ihr Unternehmen unter den gegebenen Umständen so positiv wie möglich bleibt. Nachdem die Mitarbeiter wissen, was Sie nicht können, informieren Sie sie darüber, was Sie tun können. „Jeder erhält seinen Jahresbonus in der gleichen Höhe wie der letztjährige Bonus an dem im Unternehmenskalender angegebenen Datum. Wenn Sie die Höhe Ihres bevorstehenden Bonus überprüfen müssen, kontaktieren Sie mich bitte.“
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Beenden Sie das Memo mit positiven Aussagen, die den Mitarbeitern Hoffnung für die Zukunft geben. „Obwohl eine zusätzliche Vergütung derzeit keine Option ist, erkenne und schätze ich Ihre Bemühungen und Ihr Engagement für Ihre Arbeit. Ich freue mich darauf, im kommenden Jahr mit jedem einzelnen von Ihnen zusammenzuarbeiten.“
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Lesen Sie das Memo vor dem Senden aus Gründen der Klarheit und Genauigkeit Korrektur. Lesen Sie Ihre Nachricht, um sicherzustellen, dass sie mit einem positiven Dreh kommuniziert, was Sie möchten. Hinterlassen Sie den Mitarbeitern keinen negativen Eindruck.