Eine effiziente Nummerierung ist das Herzstück eines gut konzipierten Inventarsystems. Durch die Nummerierung jedes Artikels finden Ihre Mitarbeiter schnell und effizient das, was sie benötigen. Ein durchdachtes Nummerierungssystem reduziert die Zeit, die benötigt wird, um ein Inventar zu zählen. Außerdem können Sie Ihr Inventar vom ersten Eintreffen im Lager bis zum Verkauf verfolgen. Es kann eine Weile dauern, bis Sie Ihr System eingerichtet und jeden Artikel in Ihr Inventarabrechnungsprogramm eingegeben haben. Wenn Sie ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden, wird Ihr Inventar jedes Mal aktualisiert, wenn Sie eine Artikelnummer in das System eingeben.
Inventarliste
Erstellen Sie zunächst eine Liste Ihres Inventars, bevor Sie Ihr Nummerierungssystem erstellen. Stellen Sie ähnliche Inventargegenstände in derselben Gruppe zusammen. Sie können ähnliche Artikel nach ihrer Funktion gruppieren, z. B. Schrauben und Bolzen, oder nach Artikeltyp, z. B. Hemden und Hosen. Unterteilen Sie das Inventar in jeder Gruppe entsprechend der Größe oder Farbe des Artikels. Beispielsweise können Sie Schrauben basierend auf Größe und Kleidung nach Größe und Farbe unterteilen.
Inventarbeschreibungen
Schreiben Sie eine Beschreibung für jeden Inventargegenstand. Verwenden Sie den Namen der Untergruppe als erstes Wort in der Beschreibung anstelle eines Adjektivs. Wenn Ihr Geschäft beispielsweise Geschirr verkauft und Sie die Schalen inventarisieren, beginnen Sie Ihre Beschreibung mit dem Wort Schüssel. Fügen Sie der Beschreibung den Schüsseltyp hinzu, z. B. Schüssel, Salat. Fügen Sie der Beschreibung die Größe der Schüssel hinzu, z. B. Schüssel, Salat, mittel. Fügen Sie nun der Beschreibung die Farbe der Schüssel hinzu, z. B. Schüssel, Salat, mittel, weiß. Befolgen Sie diese Beschreibungsmethode für Ihre verbleibenden Inventargegenstände.
Bestandsnummernvorlage
Entscheiden Sie, wie viele Zeichen Sie für Ihre Inventarnummer verwenden möchten. Die meisten Inventarnummern bestehen aus einer Kombination von Buchstaben und Zahlen und sind zwischen vier und acht Zeichen lang. Vermeiden Sie die Verwendung der Buchstaben I und O, da diese leicht mit den Zahlen eins und null verwechselt werden können. Verwenden Sie Buchstaben am Anfang Ihrer Nummer, um das Inventarteil zu identifizieren. Verwenden Sie beispielsweise BOW für die Schüssel, PLA für den Teller und SAU für die Untertasse. Vermeiden Sie die Verwendung von Symbolen, die für Ihr Softwareprogramm verwirrend sein könnten, z. B. Kommas, Anführungszeichen, kaufmännisches Und und Symbole größer als und kleiner als.
Inventarnummerierung
Erstellen Sie Ihre Inventarnummern mit Ihrer Vorlage. Beginnen Sie mit einer Gruppe und weisen Sie jedem Inventargegenstand eine Nummer zu. Beispielsweise können Sie die Nummer BOW101W erstellen, um kleine weiße Salatschüsseln zu identifizieren, BOW101R, um kleine rote Salatschüsseln zu identifizieren, und BOW101Y, um kleine gelbe Salatschüsseln zu identifizieren. Wenn eine Gruppe mehr als 50 Inventargegenstände hat, sollten Sie die Gruppe in mehrere Untergruppen aufteilen. Lassen Sie Platz in Ihrem Nummerierungssystem, damit Sie einer Inventargruppe neue Artikel hinzufügen können. Wenn Sie keinen Inventargegenstand mehr bei sich haben, ziehen Sie die Nummer zurück, anstatt sie einem neuen Inventargegenstand zuzuweisen, um Verwirrung zu vermeiden.