Die Einrichtung eines Abteilungsbudgets, auch für kleine Unternehmen, ist erforderlich, um das Unternehmen finanziell solide zu halten. Durch ein Budget, das das ganze Jahr über überprüft wird, können Sie sicherstellen, dass Sie den Cashflow nicht erschöpfen oder sich darauf einstellen, im folgenden Jahr rote Zahlen zu schreiben. Es kann auch dazu beitragen, Entlassungen zu verhindern, indem sichergestellt wird, dass das Gehalt und die Leistungen aller für das Jahr budgetiert sind, und dass für Ihre Abteilung Ergänzungen und Abzüge, ob mit Ausrüstung oder Personal, erforderlich sind.
Unternehmensziele überprüfen
Während Ihr kleines Unternehmen möglicherweise nur zwei Abteilungen hat, z. B. Produktion und Marketing, müssen beide Budgets zum Gesamtziel Ihres Unternehmens passen. Haben Sie im letzten Jahr viele Produkte verkauft und mussten die Produktion hochfahren? Es kann ratsam sein, mehr vom Gesamtbudget in die Produktionsabteilung zu investieren. Oder, basierend auf dem Umsatz des letzten Jahres, benötigen Sie möglicherweise mehr Marketing und Werbung. In diesem Fall muss das Budget dieser Abteilung möglicherweise größer sein. Überprüfen Sie, wie es Ihrem Unternehmen geht, sowie die Trends auf dem Branchenmarkt, um herauszufinden, wie viel der individuellen Budgets der einzelnen Abteilungen aus der Gesamtsumme bestehen.
Schau in die Vergangenheit
Werfen Sie einen Blick auf die Budgets des letzten und des laufenden Jahres, wobei letztere davon ausgehen, dass Sie das Abteilungsbudget des folgenden Jahres vor Jahresende festlegen. Schreiben Sie die Ausgaben auf, die Ihre Abteilung hatte – Büromaterial, Dienstprogramme, Personal, Investitionen wie ein neuer Drucker, Reisen, externe Dienstleistungen, Lebensmittel usw. -, damit Sie eine Basis für die Dinge haben, die Ihre Abteilung das ganze Jahr über benötigt . Auf diese Weise erhalten Sie auch eine Vorstellung davon, was Sie als sonstige oder unerwartete Ausgaben bezahlt haben, für die möglicherweise eine eigene Kategorie erforderlich ist. Schauen Sie sich auch die Verkäufe der letzten zwei Jahre an und sehen Sie, ob sie nach oben oder unten tendieren. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie weniger ausgeben müssen oder nächstes Jahr mehr budgetieren können.
Schau in die Zukunft
Nachdem Sie die Budgets und Verkäufe des Vorjahres überprüft haben, sollten Sie festlegen, welche Budgetkategorien oder Werbebuchungen nach oben, unten oder gleich bleiben sollen. Ihr Budget sollte es Ihnen ermöglichen, die Ziele Ihrer Abteilung zu erreichen, z. B. mehr Produkte herzustellen oder den Fußabdruck des Marktes zu vergrößern, ohne die Beträge zu überschreiten, die Sie für jede Ausgabe zugewiesen haben. Dies bedeutet, dass Sie ein Budget festlegen sollten, innerhalb dessen Sie bleiben können. Für unerwartete Ausgaben ist möglicherweise eine Auffüllung erforderlich. Indem Sie festlegen, was Ihrer Meinung nach alles im Verhältnis zum geplanten Umsatz kosten wird, können Sie besser bestimmen, ob Sie es sich leisten können, Investitionsgüter zu mieten oder zu kaufen, die Sie dann in das Budget der Abteilung aufnehmen können. Sie werden auch sehen, ob Sie möglicherweise später im Jahr Personal abbauen müssen, wenn der Umsatz nicht wie geplant verläuft.
Holen Sie sich Buy-In
Konsultieren Sie andere Mitarbeiter der Abteilung und finden Sie heraus, was die Abteilung ihrer Meinung nach braucht und sich leisten kann. Erklären Sie, was Sie bisher geplant haben, obwohl Sie möglicherweise den Austausch von Gehaltsinformationen ausschließen möchten, und holen Sie sich deren Vorschläge und Ideen. Auf diese Weise hat jeder eine klare Vorstellung davon, warum bestimmte Abteilungsentscheidungen getroffen werden und dass jeder auf dasselbe Ziel hinarbeitet.
Regelmäßig überprüfen
Wenn Sie das Budget festgelegt und genehmigt haben, überprüfen Sie es das ganze Jahr über regelmäßig. Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb des Budgets bleiben und Ihre Ausgaben im Laufe des Jahres an das tatsächlich eingehende Geld im Gegensatz zu den prognostizierten Einnahmen anpassen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen können, bevor Sie in Schwierigkeiten mit dem Cashflow geraten oder Personen oder Geräte aus der Abteilung entfernen müssen, um den Umsatzmangel auszugleichen. Dies kann jedoch trotz aller Bemühungen zur Kostensenkung der Fall sein anderswo.