Als Geschäftsinhaber interagieren Sie wahrscheinlich täglich mit mehreren Kontaktlisten. Diese Listen mit Kunden- oder Kundeninformationen befinden sich möglicherweise in Outlook, auf einem Mobiltelefon oder sogar in einer Online-Kalenderanwendung. Ihre Excel-Tabellen enthalten möglicherweise Kontaktinformationen, die Sie in einer dieser Anwendungen speichern möchten. Durch Konfigurieren Ihrer Tabelle können Sie sie in eine durch Kommas getrennte Kontaktliste konvertieren, die andere Anwendungen laden können.
Bereiten Sie die Tabelle vor
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Starten Sie Excel und öffnen Sie Ihre Tabelle mit Kontaktinformationen. Eine typische Tabelle mit diesen Informationen enthält mehrere Spalten, die jeden Kontakt identifizieren. „Name“, „E-Mail-Adresse“ und „Telefonnummer“ sind gebräuchliche Spaltenüberschriften.
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Fügen Sie Spaltenüberschriften hinzu, falls keine vorhanden sind. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer links neben der ersten Zelle der Tabelle und wählen Sie „Einfügen“. Excel fügt oben in der Tabelle eine neue Zeile hinzu. Geben Sie Überschriften in jede der Zellen der Zeile ein. Jede Spaltenüberschrift sollte die Daten der Spalte beschreiben. Beispielsweise können Sie eine Überschrift „Postleitzahl“ nennen, wenn die Spalte Postleitzahlen enthält.
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Blenden Sie Spalten aus, die Sie nicht in der Kontaktliste haben möchten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschriften klicken und „Ausblenden“ auswählen. Blenden Sie mehrere Spalten aus, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten und auf die gewünschten Spaltenüberschriften klicken, um sie hervorzuheben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine ausgewählte Spaltenüberschrift und wählen Sie „Ausblenden“, um alle auszublenden.
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Stellen Sie sicher, dass die Tabellenzellen alle Informationen enthalten, die Sie in Ihrer Kontaktliste benötigen. Suchen Sie nach leeren Zellen und fügen Sie die Informationen hinzu, wenn Sie sie haben.
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Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, die den Namen des Kontakts enthält, und klicken Sie dann auf die Registerkarte „Startseite“ des Menübands. Klicken Sie auf „Sortieren & Filtern“ und dann auf „A bis Z“, um die Zeilen in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.
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Ordnen Sie die Spalten bei Bedarf neu an. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass eine Spalte „Telefonnummer“ vor einer Spalte „E-Mail-Adresse“ angezeigt wird, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift, die Sie verschieben möchten, um die Spalte hervorzuheben. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand der Spalte, bis er sich in einen Pfeil verwandelt. Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Stelle.
Kontaktliste erstellen
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Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Speichern unter“.
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Geben Sie einen Namen für die Kontaktliste in das Textfeld „Dateiname“ ein. Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Als Typ speichern“ und wählen Sie „Microsoft Excel 5.0 / 95-Arbeitsmappe (* xls)“. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Datei als eine andere Excel-Tabelle zu speichern. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie später zur Tabelle zurückkehren und bei Bedarf aktualisieren können.
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Klicken Sie erneut auf „Datei“ und dann auf „Speichern unter“, um das Fenster „Speichern unter“ erneut zu öffnen.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Dateityp“ und wählen Sie „CSV (durch Kommas getrennt) (* .csv). Klicken Sie auf“ Speichern „. Excel speichert die Tabelle als durch Kommas getrennte Datei.
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Öffnen Sie den Windows Explorer und suchen Sie die Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um ein Menü mit Optionen anzuzeigen. Halten Sie die Maus über die Option „Öffnen mit“ und klicken Sie auf „Editor“, um die Datei im Editor zu öffnen. Sie sehen die Werte aus Ihrer Tabelle. Kommas trennen jeden Wert, der in einer Zeile angezeigt wird.