Microsoft Access unterstützt den direkten Import von Tabellenkalkulationsdaten aus Dateien, die Sie in Microsoft Excel erstellt oder als XLS- oder XLSX-Dateien in einer anderen Anwendung gespeichert haben, mit der Excel-kompatible Dokumente erstellt werden können. Sie können eine Datenbank direkt aus Ihrer Tabelle erstellen und die Spaltenüberschriften, mit denen Sie Ihren Dateninhalt identifiziert haben, in die Feldnamen in Ihrer Access-Tabelle umwandeln. Wenn Sie mehrere Tabellen erstellt haben, die dieselben Datenspalten enthalten, können Sie deren Inhalt in einer Access-Datei kombinieren, indem Sie den Datenimportvorgang mit jeder einzelnen Tabelle wiederholen.
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Wechseln Sie in Access zur Registerkarte „Externe Daten“ und suchen Sie die Gruppe „Import & Link“. Klicken Sie auf die Option „Excel“. Das Dialogfeld „Externe Daten abrufen – Excel-Tabelle“ wird geöffnet.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und suchen Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ die erste Excel-Datei, die Sie importieren möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“, um zum Dialogfeld „Externe Daten abrufen“ zurückzukehren.
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Aktivieren Sie das erste Optionsfeld in den drei Auswahlmöglichkeiten, um festzulegen, wie die Excel-Daten verwendet werden sollen. Diese Option erstellt eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um mit dem Assistenten zum Importieren von Tabellen fortzufahren.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Arbeitsblätter anzeigen“ und identifizieren Sie das Arbeitsblatt, das Sie verwenden möchten. Wenn Ihre Tabellenkalkulationsdatei nur ein Arbeitsblatt enthält, ist Ihre Auswahl einfach. Wenn es mehr als eine enthält, achten Sie darauf, die richtige Auswahl zu treffen. Überprüfen Sie die Beispieldaten am unteren Rand des Assistenten, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Arbeitsblatt ausgewählt haben und dass die erste Zeile der Daten aus Spaltenüberschriften besteht. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.
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Klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften“, um Access anzuweisen, diese Spaltenbeschriftungen als Feldnamen zu verwenden. Sie können die vorgeschlagenen Feldnamen in den Beispieldaten unten im Assistenten sehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.
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Klicken Sie auf die erste Spalte Ihrer Daten und verwenden Sie die „Feldoptionen“ über den Beispieldaten, um Informationen zu den Daten bereitzustellen. Verwenden Sie das Feld „Feldname“, um die Spaltenüberschrift als Feldnamen zu überschreiben. Stellen Sie das Dropdown-Menü „Datentyp“ je nach Inhalt der Spalte auf „Text“, „Notiz“, „Nummer“, „Daten“, „Zeit“, „Währung“, „Ja / Nein“ oder „Hyperlink“ . Verwenden Sie das Kontrollkästchen „Feld nicht importieren (überspringen)“, um eine Spalte wegzulassen. Verwenden Sie das Dropdown-Menü „Indiziert“, um anzugeben, ob der Feldinhalt indiziert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um fortzufahren.
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Definieren Sie einen Primärschlüssel für Ihren Datenimport. Standardmäßig fügt Access einen ausgewählten Primärschlüssel hinzu. Sie können die Auswahl überschreiben oder festlegen, dass kein Schlüssel erstellt werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“, um fortzufahren.
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Führen Sie den Importassistenten erneut aus. Wählen Sie diesmal Daten an Ihre neue Tabelle an und geben Sie den Namen der nächsten Datei an, die Sie importieren möchten. Hängen Sie Ihre Daten an und starten Sie den Assistenten erneut für die nächste Datei. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Ihre Tabellenkalkulationsdaten importiert haben.