Ein Budgetbericht zeigt, wo Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation finanziell steht. Mit vierteljährlichen Berichten können Sie Ihre Ausgaben verfolgen und sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Budgetziele zu erreichen. Mit vierteljährlichen Berichten können Sie bei Bedarf auch Anpassungen vornehmen. Ein Budgetbericht sollte aus einem Dokument sowie einer Präsentation bestehen, in der Sie während Ihres Meetings Fragen beantworten und Anpassungen vornehmen können. Ein erfolgreicher Haushaltsbericht wird sowohl vergangene als auch zukünftige Ausgaben behandeln.
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Erstellen Sie einen Ausgabenbericht für das letzte Quartal oder das letzte Geschäftsjahr. Dieser Bericht sollte die Ausgaben in jeder Ausgabenkategorie in Ihrem Budget zusammenfassen. Im Bericht können Sie einen Anhang hinzufügen, in dem die einzelnen Ausgaben für jede Kategorie aufgeführt sind. Wenn Sie während des Meetings Fragen zu bestimmten Ausgaben haben, bietet dies einen einfachen Bezugspunkt.
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Erstellen Sie eine Ausgabenprognose für das nächste Quartal und den Rest des Geschäftsjahres. Berücksichtigen Sie die erwarteten Einnahmen sowie alle erwarteten Ausgaben in der Prognose. Sie müssen bei den erwarteten Ausgaben nicht so genau sein wie bei den früheren Ausgaben.
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Wählen Sie die Punkte aus, die Sie in Ihrem Meeting am meisten abdecken müssen. Konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf Bereiche, in denen Sie über oder unter dem Budget liegen. Dies sind die Highlights, die Sie während des Meetings ansprechen möchten.
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Adressieren Sie Bereiche, in denen Sie Ihre Ausgaben senken oder Ihre Verdienstziele erhöhen müssen, um das Budget einzuhalten. Dies wird wahrscheinlich der größte Teil Ihrer Präsentation sein. Möglicherweise müssen Sie in diesen Teil Ihrer Präsentation einen Platz aufnehmen, um zu diskutieren, wie Sie die Mängel im aktuellen Budget und im laufenden Geschäftsjahr beheben können.
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Erstellen Sie Diagramme, die in eine PowerPoint- oder Keynote-Präsentation aufgenommen werden sollen. Diese Diagramme sollten jeden Ihrer Hauptpunkte in der Präsentation treffen und Ausgabengraphen und Überschreitungen enthalten. Fügen Sie Folien für die Fragen hinzu, die Sie während der Präsentation beantworten möchten.
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Überprüfen Sie Ihre Materialien und üben Sie die Präsentation. Nehmen Sie eine zweite Kopie Ihrer Präsentation auf einem USB-Stick als Backup.
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Verteilen Sie eine Kopie des Budgetberichts an jede Person, die an der Besprechung teilnimmt. Sie können den Bericht vor dem Meeting verteilen, damit die Teilnehmer ihn überprüfen und sich darauf vorbereiten können, Fragen zu beantworten und Vorschläge zu machen.
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Geben Sie die Präsentation Ihrer Gruppe und konzentrieren Sie sich auf das Budget, während Sie alle Fragen beantworten, die während des Meetings auftreten können.