Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Briefing liegt darin, es genau, präzise und klar zu halten. Obwohl das Ziel einer Präsentation oder Rede ähnlich sein kann, ist das Format selbst unterschiedlich. Wie bei anderen Arten der mündlichen Kommunikation konzentriert sich ein erfolgreiches Briefing jedoch auf das Publikum. Während die während eines Briefings gelieferten Informationen wichtig sind, ist es wichtiger, dass die Informationen die gewünschte Antwort hervorrufen.
Allgemeine Best Practices
Kennen Sie Ihr Thema und verstehen Sie die Ziele für die Durchführung des Briefings vollständig. Im Gegensatz zu einer Rede, die meistens bis zum letzten Wort geplant ist, wird ein erfolgreiches Briefing meistens unzeitgemäß gehalten. Eine gut organisierte Übersicht oder ein paar strategische Hinweise und unterstützende Informationen, wie ein paar einfache, aber hochrelevante Folien oder Handzettel für das Publikum, sind alles, was Sie zum Rednerpult oder Podium mitnehmen sollten.
Geben Sie ein organisiertes Briefing
Ein erfolgreiches Briefing hat einen bestimmten Anfang, Körper und Ende. Beginnen Sie das Briefing, indem Sie einen Überblick über die Informationen geben, die Sie präsentieren möchten. Eine gute Idee ist es, einfach auf die Hauptpunkte in Ihrem Briefing-Entwurf zu verweisen. Der Hauptteil des Briefings sollte die Ziele in der in dieser Gliederung angegebenen Reihenfolge referenzieren. Organisieren Sie die Hauptpunkte jedes Ziels in einem bestimmten Format und einer bestimmten logischen Reihenfolge, z. B. chronologisch, mithilfe eines Ursache-Wirkungs-Formats oder einer aktuellen Organisation. Das Ende sollte aus einer kurzen Zusammenfassung der gerade präsentierten Informationen bestehen. Bedanken Sie sich beim Publikum für das Zuhören, bevor Sie das Briefing abschließen.
Richten Sie eine befehlende Präsenz ein
Augenkontakt, Körperbewegungen und Stimme sind entscheidende Elemente für erfolgreiche Briefings. Schauen Sie nicht über die Köpfe des Publikums oder zwischen den Zuschauern, sondern halten Sie stattdessen direkten Blickkontakt wie bei einem normalen Gespräch. Suchen Sie nach hochrangigen Mitgliedern des Publikums und widmen Sie ihnen die größte Aufmerksamkeit. Versuchen Sie jedoch nach Möglichkeit, jedem Publikum zumindest ein wenig Aufmerksamkeit zu schenken. Eine ruhige Haltung und natürliche Handgesten sind wichtig, da die meisten Briefings hinter einem Rednerpult oder Podium stattfinden. Sprechen Sie klar und deutlich, damit Ihre Worte leicht zu verstehen sind. Variieren Sie außerdem die Rate, Lautstärke, Kraft und Tonhöhe Ihrer Stimme und Ihrer Übermittlung.
Beantworten Sie Publikumsfragen
Eine abschließende Frage-und-Antwort-Sitzung ist ein Unterscheidungsmerkmal für ein erfolgreiches Briefing. Bitten Sie um Feedback und seien Sie bereit, eine Vielzahl von Fragen zu beantworten. Während Sie höchstwahrscheinlich in der Lage sein werden, einige der häufigsten Fragen zu antizipieren, scheinen andere aus dem Nichts zu kommen. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, sagen Sie dies und geben Sie einen Zeitrahmen für die Beantwortung an. Sprechen Sie mit Sicherheit, halten Sie die Antworten kurz und weichen Sie auch bei schwierigen oder negativen Fragen nicht aus.