Ledger werden verwendet, um alle im Geschäftsbetrieb ausgegebenen und verdienten Gelder zu erfassen. Durch die Verwendung von Spalten für Belastungen und Gutschriften halten Buchhalter und Geschäftsführer einen laufenden Saldo der Unternehmenstransaktionen. Ein Buchhaltungsbuch, das nicht ausgeglichen ist, teilt den Managern mit, dass Geld nicht verbucht wird und aufgrund von Schreibfehlern oder unethischen Praktiken verloren gehen kann. Alle Transaktionsinformationen für ein Hauptbuch der Buchhaltung werden aus dem Hauptbuch der Buchhaltung abgerufen.
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Sehen Sie sich die Transaktion an, die Sie im Hauptbuch erfassen möchten. Wenden Sie sich dem Abschnitt im Hauptbuch zu, unter den die Transaktion fällt. Ihr Hauptbuch sollte einen Abschnitt für jede Art von Transaktion enthalten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Geld für Werbung ausgibt, sollten Sie jede Werbeausgabe im Abschnitt „Werbekosten“ Ihres Hauptbuchs erfassen. Wenn für Ihre Transaktion kein Abschnitt vorhanden ist, erstellen Sie einen.
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Erstellen Sie in Ihrem ausgewählten Abschnitt des Ledgers eine Seite, auf die Sie die Details Ihrer Transaktion schreiben können. Die Seite enthält fünf Spalten mit den Bezeichnungen „Datum“, „Beschreibung“, „Lastschrift“, „Gutschrift“ und „Saldo“. Jede Zeile steht für eine Transaktion.
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Erfassen Sie Transaktionen aus Ihrem Hauptbuch in Ihrem Hauptbuch. Geben Sie das Datum, die Beschreibung der Transaktion und an, ob es sich bei der Transaktion um eine Lastschrift oder eine Gutschrift handelt. Wenn Sie beispielsweise Einnahmen für Ihre Dienstleistungen erhalten, schreiben Sie das Datum der Umsatztransaktion, die Details der Transaktion und den Betrag, der gutgeschrieben werden soll.
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Schreiben Sie den neuen Kontostand, nachdem Sie die Transaktion aufgezeichnet haben. Wenn Sie über 10,000 US-Dollar Land verfügen, aber eine Transaktion aufzeichnen, bei der Sie einen Teil dieses Grundstücks für 2,000 US-Dollar verkauft haben, beträgt Ihr neuer Kontostand 8,000 US-Dollar Land für das Konto.
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Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie jede Transaktion aus dem Hauptbuch in das Hauptbuch des Rechnungswesens eingetragen haben.
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Überprüfen Sie, ob die Summe Ihrer endgültigen Guthaben für alle Konten der Summe aller endgültigen Guthaben entspricht. Wenn sie nicht gleich sind, wurde das Geld nicht korrekt erfasst.