Nachdem Sie ein Verfahren mehrmals durchgeführt haben, kann es zur Routine werden. Eine Dokumentation kann jedoch hilfreich sein, wenn Sie Personalfluktuation haben oder längere Zeit von dieser Aufgabe entfernt sind. Microsoft Word kann Sie bei der Aufzeichnung eines Prozessablaufs unterstützen, der eine grafische Darstellung von etwas von Anfang bis Ende zeigt. Nutzen Sie die SmartArt-Funktion von Word, mit der Sie sofort ein grundlegendes Prozessablaufdiagramm erstellen können.
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Öffnen Sie Microsoft Word. Wenn die aktuelle Standardseitengröße von Word von 8.5 x 11 Zoll nicht zu Ihrem geplanten Prozessablauf passt, klicken Sie auf die Registerkarte „Seitenlayout“, dann auf die Schaltfläche „Größe“ und wählen Sie eine neue Größe aus. Sie können auch auf die Schaltfläche „Ausrichtung“ klicken und „Querformat“ auswählen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr Prozessablauf eher breit als länger ist.
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Klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Schaltfläche „SmartArt“ in der Multifunktionsleiste, um das Fenster „Diagrammgalerie“ zu öffnen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Organigramm“, die möglicherweise bereits voreingestellt ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um ein sehr einfaches Prozessablaufdiagramm mit einem oberen Feld und drei Verzweigungsfeldern einzufügen.
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Klicken Sie oben auf dem neuen Bildschirm auf die lila Registerkarte „Organigramm-Tools“. Zeigen Sie die Optionen für den Prozessablauf an, darunter das Ändern der Flussrichtung, das Ändern der Farbe der Felder und das Hinzufügen zum Diagramm.
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Fügen Sie das grundlegende Word-Standarddiagramm hinzu, indem Sie auf eine beliebige Stelle im Diagramm klicken. Klicken Sie auf die Registerkarte „Organigramm-Tools“ und dann auf die Schaltfläche „Untergeordnet“, „Mitarbeiter“ oder „Assistent“ auf der linken Seite des Menübands. Diese müssen keine tatsächliche Arbeitsbeziehung darstellen. Sie geben an, wo das neue Feld im Prozessablaufdiagramm angezeigt wird. Wenn das Feld dort angezeigt wird, wo Sie es nicht möchten, klicken Sie darauf und ziehen Sie es auf die Zweige.
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Klicken Sie in den Bereich „Klicken, um Text hinzuzufügen“ des oberen Felds. Geben Sie den Namen der Prozessaufgabe oder Ihren bevorzugten Prozessstart ein, z. B. „Vakuumverkäufe steigern“. Um den Text in diesem Feld zu formatieren, markieren Sie ihn, klicken Sie auf die Registerkarte „Startseite“ und passen Sie Größe, Position, Schriftart und Farbe im Schriftbereich des Menübands an.
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Fügen Sie allen Feldern im Prozessablauf Text hinzu. Die untersten Felder sollten den Endpunkt enthalten, an dem der Vorgang abgeschlossen ist. Wenn Sie zusätzliche Felder haben, klicken Sie auf den Rand eines Felds und drücken Sie die Entf-Taste. Beachten Sie, dass das Hinzufügen oder Löschen von Feldern das Prozessablaufdiagramm verkleinert bzw. vergrößert, sodass es weiterhin auf die Word-Seite passt.
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Ändern Sie die Hintergrundschattierung eines Felds vom Word-Standardblau, indem Sie auf das einzelne Feld klicken. Klicken Sie auf die Registerkarte „Organigramm-Tools“, dann auf das Menü „Formfüllung“ und wählen Sie ein farbiges Quadrat aus. Beachten Sie, dass dies nur das ausgewählte Feld ändert. Ändern Sie mehrere Felder, z. B. eine ganze Zeile, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, bevor Sie auf jedes Feld klicken.
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Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle Felder im Prozessablauf zu füllen. Möglicherweise möchten Sie die Aufgaben im Diagramm weiter abgrenzen, indem Sie für jede Ebene unterschiedliche Farben oder für jeden „Zweig“ des Diagramms unterschiedliche Farben verwenden.
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Klicken Sie auf das Menü „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Geben Sie den Namen des Prozesses, z. B. „VacuumSales“, in das Feld „Dateiname“ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.