Stakeholder-Meetings geben allen, die an Ihrem Unternehmen interessiert sind, die Möglichkeit, an der Geschäftstätigkeit des Unternehmens beteiligt zu bleiben. Die Sitzungen richten sich in der Regel an die einflussreichsten Stakeholder wie Aktionäre, Führungskräfte oder Partnerunternehmen. Meetings für verschiedene Arten von Stakeholdern sind ebenfalls eine Option, damit Sie die präsentierten Informationen basierend auf dem Einfluss der Stakeholder auf das Unternehmen anpassen können. Meetings sind oft lehrreich und informativ und behandeln allgemeine Themen oder neue Änderungen im Unternehmen. Ein gut organisiertes Treffen ist der Schlüssel, um einen positiven Eindruck bei den Stakeholdern zu hinterlassen.
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Identifizieren Sie den spezifischen Zweck des Stakeholder-Meetings sowie das spezifische Publikum. Planen Sie beispielsweise ein Meeting für Ihre Lieferanten, um Änderungen in Ihrem Einkaufsprozess zu berücksichtigen, oder ein Meeting mit den Aktionären, um sie über eine bevorstehende Unternehmensfusion auf dem Laufenden zu halten. Verwenden Sie diesen Zweck und die spezifische Zielgruppe als Planungswerkzeug für das Meeting.
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Schreiben Sie eine Tagesordnung, die jeden Teil des Meetings abdeckt. Legen Sie fest, wie Sie die Besprechung starten, die Informationen präsentieren und die Besprechung abschließen möchten. Nehmen Sie wichtige Punkte in die Tagesordnung auf, die Sie behandeln möchten, um sich selbst und den Besprechungsteilnehmern einen Überblick zu geben.
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Schreiben Sie eine Liste mit Fragen oder Diskussionsthemen, mit denen Sie Feedback von den Stakeholdern erhalten können. Bestimmen Sie vorher, welche Art von Informationen Sie daraus lernen möchten. Ein Beispiel für Informationen, die Sie möglicherweise suchen, sind Feedback zu Ihren aktuellen Produkten oder Dienstleistungen sowie Vorschläge, wie Sie diese in Zukunft verbessern können.
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Stellen Sie Dokumente zusammen, die Sie während des Meetings an die Stakeholder weitergeben möchten. Stellen Sie Handzettel für relevante Informationen bereit, z. B. die Finanzinformationen des vergangenen Jahres für Aktionäre oder Investoren.
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Planen Sie das Meeting für einen Zeitpunkt und einen Ort, der für die Mehrheit der beteiligten Stakeholder geeignet ist. Wählen Sie einen Ort mit genügend Platz, um die Anzahl der Personen bequem zu halten und die Art der Aktivitäten zu vereinfachen, die Sie planen.
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Rufen Sie das Meeting an, um rechtzeitig zu bestellen, damit es nicht lange dauert. Befolgen Sie die Agenda und halten Sie sich so weit wie möglich an den Zeitplan, während Sie den Stakeholdern die Möglichkeit geben, Beiträge zu leisten.
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Senden Sie eine Kopie des Protokolls an alle Teilnehmer des Meetings, um dies zu verfolgen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich nach Abschluss des Meetings mit Fragen oder Bedenken an Sie zu wenden.