Eine Personal- oder Personalprüfung kann Ihr Unternehmen vor dem Bankrott bewahren. Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Fehltritten in der Personalabteilung und unlauteren Beschäftigungspraktiken sind kostspielig und zeitaufwändig. Arbeitgeber, die sich auf dem Zeugenstand befinden und ihre Arbeitsplatzrichtlinien rechtfertigen, haben möglicherweise die Kosten für Rechtsstreitigkeiten vermieden, indem sie einfach regelmäßige Personalprüfungen durchgeführt haben.
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Generieren Sie einen Mitarbeiterzählungsbericht und verwenden Sie Variablen wie Position, Amtszeit, Gehalt und EEO-Kategorien, um die Informationen zu sortieren. Sie benötigen dies, um eine Prüfung Ihrer Vergütungspraktiken in Bezug auf interne und externe Lohngleichheit durchzuführen. Interne Lohngleichheit bezieht sich auf die Art und Weise, wie Sie ähnlich qualifizierte Mitarbeiter entschädigen. Analysieren Sie Löhne und Gehälter nach Geschlecht, Rasse und anderen Faktoren, die durch Titel VII des Civil Rights Act von 1964, den Equal Pay Act von 1964 und den Lilly Ledbetter Fair Pay Act von 2009 geschützt sind.
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Wählen Sie einen Querschnitt der Mitarbeiterakten aus, um die Einhaltung der Arbeitsplatzrichtlinien sowie der Bundes- und Landesgesetze in Bezug auf Aufzeichnungsprozesse zu überprüfen. Informieren Sie sich über Bundes- und Landesgesetze zur Aufbewahrung von Personalakten und notieren Sie sich, wie lange es dauert, Mitarbeiterakten für allgemeine Beschäftigungsinformationen, medizinische und versicherungstechnische Informationen von Mitarbeitern sowie Gehalts- und Vergütungsdaten aufzubewahren.
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Überprüfen Sie Ihre Personalrichtlinien, um sicherzustellen, dass Sie eine schriftliche Mitteilung über das Leistungsmanagementsystem Ihres Unternehmens haben. Typische Leistungsmanagementsysteme bestehen aus mehreren Komponenten, wie z. B. Stellenbeschreibungen, Spezifikationen, Leistungsstandards, Formularen für Disziplinar- und Korrekturmaßnahmen, Feedback-Notizen von Mitarbeitern und jährlichen Leistungsbeurteilungen. Ihr Mitarbeiterhandbuch und neue Schulungsunterlagen für Mitarbeiter sollten Informationen zum Leistungsmanagement enthalten und am ersten Arbeitstag an die Mitarbeiter verteilt werden.
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Führen Sie eine umfassende Überprüfung der Personalakten durch, um festzustellen, dass alle Mitarbeiter Kopien ihrer Stellenbeschreibungen erhalten haben und regelmäßig Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten. Wenn in Ihrer Organisation ein jährlicher Bewertungsprozess eingerichtet ist, sollte jede Mitarbeiterdatei die neueste Leistungsbewertung sowie frühere Bewertungen und Dokumente zur Leistungsverbesserung enthalten.
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Untersuchen Sie Ihre Organisationsmanagementrichtlinien in Bezug auf die Personalabteilung. Ihre Führung sollte sich bewusst sein, dass sie für die Verwaltung ihrer Abteilungsfunktionen verantwortlich sind. Sie müssen jedoch auch für Beschäftigungsmaßnahmen zur Rechenschaft gezogen werden. Beschäftigungsmaßnahmen, für die Vorgesetzte und Manager verantwortlich sind, reichen von Disziplinarprüfungen bis hin zu Suspendierungen und Kündigungen. Lesen Sie die Schulungsunterlagen für Führungskräfte, den Lehrplan für die Managemententwicklung und die Protokolle von Managementbesprechungen, um festzustellen, mit welcher Häufigkeit Manager über ihre Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten informiert werden.
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Überprüfen Sie die Mitarbeiterdateien, um sicherzustellen, dass alle Manager über Unterlagen verfügen, um ihre Beschäftigungsentscheidungen zu unterstützen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter wegen schlechter Leistung gekündigt wird, sollte die Datei des Mitarbeiters Feedback und Notizen des Managers enthalten, die Leistungsmängel beschreiben. Ein genau definierter Papierpfad mit von Managern erstellten Dokumenten sollte jede Beschäftigungsmaßnahme rechtfertigen, die ein Manager ergreift.