Microsoft Excel bietet möglicherweise Aufgaben für einen einzelnen Benutzer: Erstellen von Tabellenkalkulationen, Entwerfen von Rechnungen und Ausführen von Berechnungen. Möglicherweise ist Excel jedoch eine ideale Möglichkeit, um bei der Projektplanung mit anderen zusammenzuarbeiten, zu jedem Zeitpunkt den Überblick über wichtige Geschäftsfunktionen zu behalten und Pläne für die Zukunft zu erstellen. Excel bietet Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen, die Sie an die Anforderungen des Projekts anpassen können, sodass Sie nicht einmal von vorne beginnen müssen. Sehen Sie, wie sich Ihre Projekte mit Microsoft Excel entwickeln.
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Starten Sie Microsoft Excel, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Neu“. Klicken Sie im Bildschirm Verfügbare Vorlagen auf die Schaltfläche „Zeitpläne“.
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Doppelklicken Sie entweder auf den Dateiordner „Geschäftspläne“ oder „Zeitpläne“ und überprüfen Sie die verfügbaren Excel-Vorlagen. Wählen Sie eine, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Beachten Sie jedoch, dass Sie den Text, die Platzierung von Ereignissen und andere Projektteile vollständig anpassen können. Nachdem Sie auf die Zeitplanvorlage doppelklicken, wird sie im Excel-Tabellenfenster geöffnet.
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Suchen Sie nach unerwünschten Vorlagenelementen wie Notizfeldern, Grafiken oder Teilen einer Zeitleiste, die Sie für Ihr Projekt nicht benötigen. Klicken Sie auf die einzelnen Elemente und drücken Sie die Entf-Taste, um sie zu entfernen.
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Klicken Sie in das erste Feld oder den ersten Bereich des Zeitplans und geben Sie den ersten Teil des Projekts ein oder den Ort, an dem Sie sich gerade im Projektprozess befinden, z. B. „Kickoff-Meeting“.
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Gehen Sie zum nächsten Abschnitt des Zeitplans und geben Sie den nächsten Meilenstein oder die nächste Aufgabe ein. Hier können Sie auch den Namen des Mitarbeiters eingeben, der diesem Teil des Projekts zugeordnet ist, sowie Notizen wie „80 Prozent abgeschlossen“ oder „Kunde angerufen, 8“.
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Füllen Sie weiterhin die Hauptpunkte des Projekts bis zum vorhergesagten Endpunkt aus. Zeigen Sie bei Bedarf, dass die Punkte des Projekts vollständig sind, indem Sie auf die Zelle oder das Feld in der Projektzeitleiste und dann auf das Symbol „Füllfarbe“ in der Multifunktionsleiste der Registerkarte „Startseite“ klicken. Das Symbol, das wie eine kippende Farbdose aussieht, bietet verschiedenfarbige Quadrate. Klicken Sie auf eines der Quadrate, um bestimmte Zeiten in Ihrem Zeitplan anzugeben, z. B. Grün für abgeschlossene Teile des Projekts und Rot für überfällige oder verspätete Projekte.
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Suchen Sie in der Vorlage nach einem Platzhaltertitel. Markieren und ersetzen Sie Ihren eigenen Text in diesen Zellen, einschließlich Datum und Name des Projektmanagers, falls gewünscht.
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Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Es kann hilfreich sein, die Datei auch mit einem Datum zu benennen, damit Sie wissen, dass dies der Ausgangspunkt des Projekts ist. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Während der gesamten Laufzeit des Projekts können Sie die Datei erneut öffnen und bestimmte Elemente als vollständig oder verspätet markieren oder sogar Teile zum Projekt hinzufügen und die Datei dann mit einem neuen Datum erneut speichern. Auf diese Weise erhalten Sie einen sofortigen, versionierten Überblick über das Projekt in all seinen Phasen.