Die Excel-Tabellen Ihres Unternehmens können Ihnen häufig dabei helfen, unerwartete Aufgaben auszuführen, die Ihnen Zeit und Geld sparen. Wenn Sie beispielsweise Namensschilder für ein Ereignis generieren müssen, müssen Sie diese nicht manuell eingeben. Microsoft hat eine leistungsstarke Seriendruckfunktion in Microsoft Word integriert, mit der Datensätze aus jeder Excel-Tabelle abgerufen und Beschriftungen generiert werden können. Nach dem Kauf von Etiketten, deren Abmessungen denen von Namensschildern ähneln, können Sie Word Ihre Excel-Daten verwenden lassen, um Namensschilder automatisch zu erstellen.
Wählen Sie Excel-Datenquelle
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Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Word auf die Registerkarte „Mailings“ und dann auf „Mail Marge starten“. Klicken Sie auf „Beschriftungen“, um das Popup-Fenster „Beschriftungsoptionen“ zu öffnen. Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Etikettenanbieter“ und wählen Sie den Anbieter aus, der die von Ihnen verwendeten Etiketten erstellt.
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Scrollen Sie durch die Liste der Produktnummern im Feld „Produktnummer“ und wählen Sie die Produktnummer aus, die den Typ des von Ihnen gekauften Etiketts angibt.
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OK klicken.“ Word zeigt eine Seite voller leerer Beschriftungen an. Klicken Sie auf „Mailings | Empfänger auswählen“, um das Fenster „Datenquelle auswählen“ anzuzeigen.
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Suchen Sie Ihre Excel-Datei in der Liste der angezeigten Dateien und doppelklicken Sie auf diese Datei, um sie auszuwählen. Das Popup „Tabelle auswählen“ wird geöffnet und zeigt die Arbeitsblätter der Tabelle an.
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Klicken Sie auf das Arbeitsblatt, das Ihre Namensschildinformationen enthält. Wenn die erste Zeile des Arbeitsblatts Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“, um dort ein Häkchen zu setzen. Andernfalls lassen Sie das Kontrollkästchen leer. Klicken Sie auf „OK“, um fortzufahren.
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Klicken Sie auf „Mailings“ und dann auf „Empfängerliste bearbeiten“, um das Fenster „Seriendruckempfänger“ anzuzeigen. In diesem Fenster werden die Zeilen der Tabelle angezeigt. Neben jeder Zeile werden Häkchen angezeigt. Wenn Sie für bestimmte Zeilen keine Namensschilder generieren möchten, entfernen Sie die Häkchen aus diesen Zeilen. Klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen.
Verknüpfen Sie Beschriftungen mit Excel
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Klicken Sie auf „Mailings | Zusammenführungsfeld einfügen“, um die Liste der Spaltenüberschriften anzuzeigen, die Ihre Tabelle enthält. Klicken Sie auf die Überschrift, die Sie zum Auffüllen der Namensschilder verwenden möchten. Wenn Ihre Tabelle beispielsweise eine Spalte mit dem Namen „Vorname“ enthält, klicken Sie auf diese Überschrift, um sie auszuwählen. Wenn Sie eine weitere Überschrift in das Etikett aufnehmen möchten, klicken Sie auf diese Überschrift, um sie hervorzuheben, und klicken Sie dann auf „Einfügen“. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie fertig sind. Die von Ihnen ausgewählten Spaltenüberschriften werden in der ersten Beschriftung auf der Seite angezeigt.
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Klicken Sie auf „Mailings | Alle Felder abgleichen“. Das Popup-Fenster Übereinstimmungsfelder wird geöffnet. Klicken Sie auf das Dropdown-Feld „Eindeutiger Bezeichner“, um eine Liste der Optionen anzuzeigen. Das im vorherigen Schritt ausgewählte Namensfeld wird in dieser Liste angezeigt. Klicken Sie auf dieses Namensfeld und dann auf „OK“, um das Popup-Fenster zu schließen.
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Klicken Sie auf „Mailings | Labels aktualisieren“. Dadurch werden die Felder von der ersten Beschriftung auf alle Beschriftungen auf der Seite kopiert
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Klicken Sie auf „Mailings | Vorschau der Ergebnisse“, um eine Vorschau Ihrer Etiketten anzuzeigen. Word füllt jede Beschriftung mit den Feldern, die Sie aus Ihrer Excel-Tabelle ausgewählt haben.
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Fügen Sie das Papier mit Ihren Etiketten zu Ihrem Drucker hinzu und klicken Sie auf „Mailings | Finish & Merge“. Wählen Sie „Dokumente drucken“ und klicken Sie auf „OK“. Word druckt die Namensschildinformationen auf die Etiketten.