Eine Gewinn- und Verlustrechnung wird normalerweise am Ende des Jahres oder zu Beginn eines neuen Jahres erstellt, wenn alle Finanzinformationen zusammengefasst und gemeldet wurden. Sie können sie jedoch jederzeit mit Microsoft Excel erstellen. Mit Excel können Sie Teile des Blattes neu berechnen, ohne einen Taschenrechner herausziehen zu müssen, da die automatischen Berechnungen von Excel dies für Sie erledigen. Mit einer Excel-Gewinn- und Verlustrechnung erhalten Sie jederzeit einen Überblick über die finanzielle Fitness Ihres Unternehmens.
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Öffnen Sie Microsoft Excel. Klicken Sie in die obere Zelle (A1) und geben Sie den Namen der Organisation ein, für die Sie die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, z. B. „ABC Wood Creations“. Doppelklicken Sie auf die Zeile zwischen den Spalten A und B, damit der Titel Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung passt.
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Drücken Sie die Eingabetaste und geben Sie das Jahr ein, für das die Gewinn- und Verlustrechnung gilt, z. B. „Für den 31. Dezember 2010“.
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Drücken Sie zweimal die Eingabetaste, um eine Zeile unter den Kopfzeileninformationen zu hinterlassen. Sie sollten sich jetzt in Zelle A4 befinden. Geben Sie „Umsatz“ ein und markieren Sie den Text in der Zelle. Klicken Sie im Schriftartbereich des Menübands auf das Symbol „B“, um den Text fett darzustellen.
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Klicke in die Zelle unter der Überschrift (B5). Geben Sie die erste Kategorie ein, aus der die Organisation Geld ableitet, z. B. „Produktverkäufe“. Drücken Sie die Tabulatortaste, um zu Zelle C5 zu gelangen. Geben Sie den Gesamtbetrag ein, den Sie aus dieser Kategorie erhalten haben.
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Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie in Zelle B6. Geben Sie die nächste Einkommenskategorie ein, z. B. „Spenden“. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in Zelle C6 zu gelangen und den Gesamtbetrag einzugeben, der im Laufe des Jahres eingegangen ist. Geben Sie weitere Daten in die Zellen in diesen beiden Spalten ein, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
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Klicken Sie in die Zelle unter dem letzten Element im Abschnitt „Umsatz“ und geben Sie „Umsatzübersicht“ ein. Lassen Sie die entsprechende Zelle in der Spalte „C“ leer.
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Klicken Sie in der nächsten Zeile in die Spalte „A“ und geben Sie „Ausgaben“ ein. Klicken Sie darunter in die Spalte „B“ in der Catty-Ecke und geben Sie die erste Ausgabenkategorie ein, z. B. „Mitarbeitergehälter“. Drücken Sie die Tabulatortaste. Geben Sie in Spalte „C“ die Gesamtkosten in dieser Kategorie während des Jahres ein.
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Klicken Sie in die Zelle unter „Mitarbeitergehälter“ und geben Sie zusätzliche Zahlungskategorien wie „Leasing“, „Versicherung“ und „Spenden für wohltätige Zwecke“ ein. Geben Sie die entsprechenden Finanzen in Spalte C ein. Nachdem alle Ausgaben eingegeben wurden, geben Sie „Gesamtkosten“ in die Zelle unten ein und lassen Sie die entsprechende Zelle „C“ leer.
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Markieren Sie alle Zellen im ersten Teil der Gewinn- und Verlustrechnung für den Abschnitt „Umsatz“ in Spalte C, markieren Sie jedoch nicht die leere Zelle darunter. Klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoSumme“ auf der rechten Seite des Menübands. Excel berechnet Ihre eingehenden Finanzen in dieser Zelle. Wenn Sie eine dieser Zahlen ändern, wird Excel neu berechnet.
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Markieren Sie alle Zellen im Abschnitt „Ausgaben“, jedoch nicht die leere Zelle. Wiederholen Sie den Vorgang „AutoSumme“, um Ihre Ausgabenzahl zu ermitteln.
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Fügen Sie andere für Ihre Organisation relevante Bereiche der Gewinn- und Verlustrechnung hinzu und berechnen Sie sie, z. B. Verluste, Steuern und außerordentliche Ausgaben. Dies ist optional.
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Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“. Klicken Sie auf „Speichern unter“ und geben Sie einen Namen für die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.