Mit elektronischen Formularen können Sie Informationen einfach erfassen. Sie können Personen elektronische Formulare per E-Mail senden, sie die Informationen aktualisieren lassen und dann die ausgefüllten Formulare an Sie zurücksenden. Die von Ihren Benutzern bereitgestellten Informationen können dann gefiltert werden, ohne dass Papierhaufen gescannt werden müssen. Elektronische Formulare beschleunigen Ihre Geschäftsprozesse und schützen sogar die Umwelt, da kein Papier verwendet wird.
(Microsoft Office Word 2010: Umfassend, Seite 610)
Entwurf des Formulars
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Bestimmen Sie die Felder in Ihrem Formular und deren Platzierung im Formular.
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Um jeden Feldtyp festzulegen, müssen Sie entscheiden, ob das Feld Daten in Textform, Datumsform oder einem Kontrollkästchen erfasst.
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Eine einfache Möglichkeit, ein Formular zu erstellen, besteht darin, eine Tabelle zu zeichnen und dann Ihre Felder in die Zellen der Tabelle einzufügen. Mit dieser Blaupause können Sie jetzt Ihr Formular entwerfen.
Registerkarte „Entwickler“ aktivieren
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Klicken Sie auf „Datei“ und wählen Sie „Optionen“.
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Klicken Sie auf „Multifunktionsleiste anpassen“.
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Aktivieren Sie „Entwickler“ in der Spalte „Hauptregisterkarten“ und klicken Sie dann auf „OK“.
Erstellen Sie eine Tabelle
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Klicken Sie im MS Word-Menüband auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf die Dropdown-Schaltfläche „Tabelle“.
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Klicken und ziehen Sie die Maus vertikal, um die Anzahl der Zeilen in Ihrer Tabelle auszuwählen.
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Klicken und ziehen Sie die Maus horizontal, um die Anzahl der Spalten auszuwählen. Möglicherweise möchten Sie mindestens eine Zelle für jedes Feld in Ihr Formular aufnehmen.
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Verwenden Sie eine Zelle, um Feldbezeichnungen einzugeben, und verwenden Sie dann die Zelle neben oder unter dieser Zelle, um Ihre ausfüllbaren Felder einzugeben. Mit ausfüllbaren Feldern können Formularbenutzer Daten eingeben.
Formularfelder einfügen
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Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie ein Feld platzieren möchten.
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Klicken Sie auf die Registerkarte „Entwickler“.
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Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf ein Formularsteuerelement. Um beispielsweise ein Beschriftungsfeld einzufügen, klicken Sie auf „Rich Text Control“ oder „Plain Text Control“.
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Klicken Sie auf „Eigenschaften“, um das Feld zu formatieren und Werte hinzuzufügen.
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Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und geben Sie einen Anzeigenamen und einen Wert ein.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den gewünschten Sperroptionen. Wenn Ihr Feld mehrere Optionen enthält, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um jede Option einzufügen.
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Klicken Sie auf „OK“, um das Feld zu speichern.
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Geben Sie auf diese Weise weitere Felder ein und ändern Sie die Feldeigenschaften entsprechend.
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Speichern Sie das Formular wie jedes andere MS Word-Dokument.