Ihre Kunden benötigen häufig Quittungen für Waren oder Dienstleistungen, die sie kaufen. Eine Quittung liefert einen physischen Nachweis für einen Kauf und eine Zahlung. Darüber hinaus möchten Ihre Kunden möglicherweise Quittungen, um die Ausgaben oder Abzüge der Mitarbeiter zu belegen, die sie in Steuererklärungen geltend machen. Es ist jedoch nicht immer möglich, einem Kunden eine Quittung zu übergeben, die automatisch von einer Registrierkasse gedruckt wird. Zum Beispiel benötigen externe Vertriebsmitarbeiter, die Zahlungen akzeptieren, eine Alternative. Selbst wenn alle Ihre Kundenbelege automatisch generiert werden, kann das System ausfallen. Bereiten Sie sich darauf vor, eine Registrierungsquittung zu erstellen, damit Sie ein nützliches Backup erhalten
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Wählen Sie ein geeignetes Belegformular. Eine Möglichkeit besteht darin, Blöcke mit leeren Quittungen in einem Bürobedarfsgeschäft zu kaufen. Wenn Sie Ihre eigenen Belege erstellen und ausdrucken möchten, verwenden Sie ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Office oder ein spezielles Online-Belegerstellungsprogramm. In beiden Fällen können Sie druckbare Belege für Ihr Unternehmen anpassen. Die Geschäftsanforderungen variieren. Wählen oder gestalten Sie daher eine Quittung, die Platz für alle benötigten Informationen bietet.
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Platzieren Sie den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens oben auf der Quittung. Geben Sie die Telefonnummer und andere Kontaktinformationen wie Ihre Webadresse und E-Mail-Adresse an. Wenn Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten Belege drucken, stellt das Vorabdrucken dieser Informationen die Genauigkeit sicher und erleichtert das Ausfüllen von Belegen.
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Geben Sie die Transaktionsinformationen von links beginnend mit dem Namen eines Produkts und der Anzahl der gekauften Einheiten ein. Geben Sie als nächstes den Preis pro Einheit ein. Links benötigen Sie zwei Spalten. Die erste ist für Kredite und die Spalte ganz rechts ist für Einkäufe. Geben Sie den Gesamtkaufpreis für die Anzahl der verkauften Einheiten ein. Wiederholen Sie diese Schritte, um die Informationen für jedes verkaufte Produkt in den folgenden Zeilen einzugeben. Verwenden Sie die Kreditspalte für ein Produkt, das ein Kunde zurückgegeben hat, oder wenn Sie den regulären Preis rabattieren.
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Geben Sie den Gesamtbetrag als Zwischensumme am unteren Rand der Quittung ein. Geben Sie im Feld darunter gegebenenfalls die Umsatzsteuer ein. Addieren Sie die Zwischensumme und die Umsatzsteuer und geben Sie die Gesamtsumme in das dafür vorgesehene Feld ein. Wenn Sie das Guthaben verlängern, zahlen Ihre Kunden möglicherweise nicht sofort den gesamten Betrag. Wenn dies der Fall ist, geben Sie den bezahlten Betrag und den nicht bezahlten Restbetrag ein. Unterschreiben Sie die Quittung, wenn dies für die Art der Transaktion angemessen ist.