Ein Memo ist ein kurzes, informatives Geschäftsdokument, das Sie an Mitarbeiter, Management oder Eigentümer eines Unternehmens verteilen und das einen Vorschlag, eine bevorstehende Besprechung oder Änderungen des aktuellen Verfahrens ankündigt. Ein Projektmemo kann verwendet werden, um verschiedene Phasen des Projekts, einschließlich Planung und Implementierung, zu behandeln oder um Daten in Bezug auf das Projekt zu präsentieren. Wenn Sie ein Memo vorbereiten, müssen Sie einem Standardgeschäftsformat folgen, das speziell für Memos verwendet wird. Wenn Ihr Memo mehrere Seiten enthält, heften Sie die Seiten zusammen, anstatt Büroklammern oder alternative Papierbefestigungen zu verwenden.
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Geben Sie „Memo“ oder „Memorandum“ in die linke Ecke Ihrer Memoseite ein. Verwenden Sie eine fette Schrift.
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Bereiten Sie den Informationsbereich des Memos vor. Ein korrektes Memoformat enthält vier Arten von Informationen im Kopfbereich. Nachdem Sie den Titel jedes Informationstyps eingegeben haben, fügen Sie einen Doppelpunkt ein und drücken Sie die Eingabetaste. Verwenden Sie für jeden Informationstyp eine Zeile. Die vier Arten von Informationstiteln umfassen Datum, Betreff, An und Von. Der Titel „Betreff“ wird verwendet, um einen kurzen Titel für Ihr Projektmemo bereitzustellen, ähnlich einer E-Mail-Betreffzeile. Verwenden Sie den Abschnitt „An“, um Ihr Memo an eine Person oder eine Gruppe von Personen zu richten. Wenn Sie das Memo beispielsweise an die Projektmanagementabteilung senden, schreiben Sie „Projektmanagement“ in die Zeile „An“. Sie müssen nicht jede Person einzeln auflisten, wenn Sie eine Gruppe ansprechen. Der Abschnitt „Von“ muss immer Ihren Namen enthalten, wenn Sie das Memo verfassen.
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Bereiten Sie die Memo-Einführung vor. Stellen Sie das Projekt in wenigen Sätzen Ihrem Memo-Publikum vor. Geben Sie in diesem Abschnitt keine ausführlichen Hintergrundinformationen oder Statistiken an, aber geben Sie genügend wichtige Informationen an, damit Ihr Publikum den Zweck des Memos und des Projekts versteht.
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Bereiten Sie den Abschnitt „Wichtige Punkte“ vor. Dieser Abschnitt hängt von der Art des von Ihnen erstellten Projektmemos ab. Wenn Sie beispielsweise das Memo verteilen, um eine Besprechung anzukündigen, um weitere Projektaspekte vorzustellen, verwenden Sie diesen Abschnitt, um Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung zu skizzieren. Wenn Sie das Memo verteilen, um Änderungen an einem Projekt zu skizzieren, listen Sie die wichtigsten Änderungen in diesem Abschnitt auf. In diesem Abschnitt sollen wichtige Punkte des Memos hervorgehoben werden. Punkte sollten im Aufzählungszeichenformat aufgelistet werden, wobei jeder Aufzählungspunkt nicht mehr als zwei Sätze enthält.
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Bereiten Sie den letzten Abschnitt Ihres Memos vor. Der letzte Abschnitt Ihres Projektmemos hängt auch vom Zweck des Memos ab. Wenn Sie das Memo beispielsweise in den Anfangsphasen eines Projekts verteilen, kann dieser Abschnitt ein Abschnitt „Analyse“ sein, in dem die Forschungsergebnisse und Daten beschrieben werden, die den Nutzen oder Erfolg des Projekts unterstützen. Wenn Sie eine Gruppe von Personen zu einer Besprechung einladen, verwenden Sie diesen Abschnitt, um zusätzliche Informationen bereitzustellen, die nicht im Abschnitt „Wichtige Punkte“ enthalten sind.