Unabhängig davon, ob Sie alleiniger Eigentümer sind oder viele Mitarbeiter haben, ist es oft ein Spiel mit Zahlen, jeden Geschäftsprozess im Auge zu behalten. Verwenden Sie zur Vereinfachung dieses Vorgangs die Hauptbuchvorlagen von Microsoft Excel. Anstelle von Papierbüchern, die unübersichtlich und schwer zu lesen sein können, können Sie mit einem Excel-Hauptbuch Ihre Codes und Kategorien vollständig anpassen und Formulare Jahr für Jahr wiederverwenden. Die Hauptbuchvorlagen von Excel sind bereits für Sie eingerichtet, sodass Sie direkt in den Dateneingabeprozess einsteigen und über Datensätze verfügen können, die einfach zu überprüfen und zu vergleichen sind.
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Öffnen Sie Microsoft Excel, klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie dann den Link „Neu“. Wenn das Fenster Verfügbare Vorlagen angezeigt wird, geben Sie „Ledger“ in das Suchfeld ein und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfläche. Excel verfügt im Fenster Verfügbare Vorlagen nicht über eine Schaltfläche für die Sammlung von Hauptbuchvorlagen, bietet diese jedoch an. Blättern Sie durch die Geschäftsbuchformulare, die als Ergebnis der Suche angezeigt werden, und doppelklicken Sie auf eines, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Nach einigen Augenblicken zum Herunterladen wird das Hauptbuch in einem neuen Excel-Fenster angezeigt.
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Überprüfen Sie den Text in der Vorlage, der möglicherweise Platzhalter oder allgemeine Wörter enthält, die Sie durch Ihre bevorzugten Geschäftsbegriffe ersetzen müssen.
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Suchen Sie die Spalte „Sachcode“ in der Vorlage. Dies kann die erste oder am weitesten links stehende Spalte im Raster sein. Wenn Sie einen anderen Begriff oder ein anderes Erscheinungsbild bevorzugen, z. B. „GL-Code“ anstelle von „Sachcode“, klicken Sie in die Zelle und geben Sie den Platzhaltertext ein.
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Klicken Sie in die erste Zelle in der Spalte „Sachcode“, die je nach Vorlage „1“, „100“ oder „1,000“ sein kann. Ändern Sie den Code in den Code, mit dem Sie das Ledger starten möchten.
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Drücken Sie die Eingabetaste, um zu der Zelle unter der aktuellen zu gelangen, und ändern Sie dann den Sachcode nach Bedarf. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Codes in der Vorlage Ihren erforderlichen Ledger-Bedingungen entsprechen.
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Gehen Sie zur nächsten Spalte und klicken Sie in die Zelle rechts neben dem ersten Sachcode. Ändern Sie den Platzhalterbegriff, der möglicherweise „Marketing“, „Personal“ oder einen Produktnamen lautet, in den Begriff, der dem Sachkontencode entspricht. Drücken Sie die Eingabetaste, um zur Zelle darunter zu gelangen und diese Zelle mit dem Sachcode auf der linken Seite abzugleichen. Drücken Sie weiterhin die Eingabetaste, um die Begriffe in der Spalte zu ändern. Für jeden Sachcode sollte ein Begriff vorhanden sein.
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Arbeiten Sie sich über das Raster vor, indem Sie bereits ausgegebenes Geld für jeden Sachkontencode, das budgetierte Geld und das verbleibende Geld eingeben. Abhängig von Ihrer Vorlage werden diese Spalten möglicherweise automatisch für Sie ausgefüllt. Vervollständigen Sie die Zeile jedes Sachcodes.
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Überprüfen Sie den oberen oder unteren Rand der Vorlage auf zusätzlichen Platzhaltertext. Möglicherweise können Sie Ihren Firmennamen, das Jahr des Hauptbuchs oder andere Informationen eingeben.
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Klicken Sie auf das Menü „Datei“ und wählen Sie „Speichern unter“. Geben Sie den Namen der Ledger-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.