Die meisten Staaten haben Vorschriften, die den Zeitrahmen vorschreiben, in dem Arbeitnehmer entschädigt werden sollen. Als Inhaber eines Kleinunternehmens sind Sie dafür verantwortlich, die Mitarbeiter zu bearbeiten und ihnen ihre Gehaltsschecks oder Gehaltsabrechnungen bis zum Fälligkeitsdatum zu geben. Gelegentlich kann eine Mitarbeiterin ihren Gehaltsscheck möglicherweise nicht abholen und möchte, dass Sie ihn einer anderen Person geben. Ein Autorisierungsformular zur Freigabe eines Gehaltsschecks an die angegebene Person zeigt, dass der Mitarbeiter die Anfrage gestellt hat.
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Informieren Sie sich über die Gehaltsscheckgesetze Ihres Staates, um Ihre Anforderungen als Arbeitgeber zu verstehen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann das staatliche Gesetz Ihnen verbieten, seinen Gehaltsscheck zu behalten, bis er das Eigentum des Unternehmens zurückgibt. In diesem Fall können Sie kein Formular erstellen, das besagt, dass Sie die endgültige Vergütung freigeben, nachdem der Mitarbeiter Unternehmensposten eingereicht hat.
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Erstellen Sie die Bedingungen, unter denen Gehaltsschecks an Dritte weitergegeben werden. Zu den Begriffen können beispielsweise gehören, wer den Gehaltsscheck der Mitarbeiterin im Falle ihres Todes oder ihrer Behinderung abholen soll, und eine alternative Person, falls die Mitarbeiterin die zuvor aufgeführten überlebt. Sie können auch ein Standardformular für die Abholung von Gehaltsschecks erstellen, unabhängig von der Situation.
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Fügen Sie die erforderlichen Felder in das Formular ein, die der Mitarbeiter ausfüllen muss. Das Formular sollte beispielsweise Zeilen enthalten, in denen der Mitarbeiter seinen Namen, die zur Abholung seines Gehaltsschecks befugten Personen, seine Beziehung zu ihnen, ihre Adressen und Telefonnummern sowie schreiben kann ein Raum für ihn zu unterschreiben und zu datieren.
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Geben Sie an, dass die Person, die den Gehaltsscheck sammelt, dafür verantwortlich ist, ihn gegebenenfalls an den Mitarbeiter zu liefern. Erklären Sie außerdem, dass der Gehaltsscheck nicht ohne ordnungsgemäßen Ausweis wie Führerschein oder Personalausweis freigegeben wird.
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Lassen Sie die angegebene Person das Freigabeformular unterschreiben, wenn sie den Gehaltsscheck abholt, und erstellen Sie eine Kopie für Ihre Datei.