Mitarbeiter auf allen Ebenen eines Unternehmens können Forderungsbetrug begehen. Die Methoden variieren, aber die meisten beinhalten das Umleiten von Geld, bevor Zahlungen korrekt in den Finanzbüchern des Unternehmens erfasst werden. Mitarbeiter, die Forderungsbetrug begehen, stehlen dem Unternehmen Geld, was sich auf den Gewinn auswirkt, aber auch zum Verlust von Kunden und zu einem kompromittierten Buchhaltungssystem führen kann. Durch die Implementierung strenger interner Rechnungslegungskontrollen wird der Betrug von Forderungen verhindert. Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind häufig nicht in der Lage, verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Aspekte der Forderungen zuzuweisen, sodass die Aufdeckung von Betrug eine größere Bedeutung hat.
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Schulung von Mitarbeitern und Management in der Erkennung und Aufdeckung der verschiedenen Arten von Betrugs- und Verschleierungsmethoden für Forderungen. Skimming, bekannt als Off-Book-Betrug, beinhaltet den Diebstahl von Forderungen, bevor die Gelder erfasst werden. Beim Läppen wird die Zahlung eines Kunden kontinuierlich auf dem Konto eines anderen Kunden erfasst, um den Diebstahl von Forderungen zu verbergen. Das Ersetzen von Scheck gegen Bargeld ist das Ersetzen gestohlener erwarteter Zahlungen durch unerwartete Einnahmen wie Rückerstattungen oder Rabatte. Der Diebstahl von Kontoauszügen, verspäteten Mitteilungen und anderen Finanzunterlagen verbirgt vorübergehend den Betrug von Forderungen. Mitarbeiter begehen auch Forderungsbetrug, indem sie Konten fälschlicherweise als alt oder uneinbringlich kennzeichnen oder Girokonten an Inkassobüros weiterleiten, um gestohlene Zahlungen zu verbergen und Rückschläge zu erhalten.
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Überwachen und überwachen Sie alle Mitarbeiter und überprüfen Sie ihre Arbeit regelmäßig, insbesondere neue und kürzlich beförderte Mitarbeiter, die Zugriff auf eingehende E-Mails und Finanzunterlagen haben.
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Beaufsichtigen Sie die Arbeit von Mitarbeitern, die Aufgaben ausführen, die unter angemessenen internen Kontrollen getrennt werden sollten. Zum Beispiel der Mitarbeiter, der die Mail öffnet und die erhaltenen Schecks aufzeichnet, oder die Person, die Forderungen bearbeitet und Kontoauszüge verschickt.
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Suchen Sie nach roten Fahnen im Verhalten der Mitarbeiter, z. B. nach signifikanten Änderungen der Ausgabegewohnheiten, nach einer Auszeit und nach einer mangelnden Bereitschaft, sich Zeit für den Urlaub zu nehmen.
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Untersuchen Sie plötzliche Änderungen bei Anbietern, unbekannte Kaufmuster und die Beziehung von Anbietern zu Mitarbeitern. Überprüfen Sie die Existenz neuer Anbieter, um Betrug durch Shell-Anbieter und Kickbacks zu verhindern.
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Fordern Sie alle Mitarbeiter auf, Urlaub zu machen und, wenn möglich, die Aufgaben regelmäßig zu wechseln, damit andere Mitarbeiter Zugriff auf Buchhaltungsunterlagen haben und die Aufgaben ausführen können, die den Betrug von Forderungen verbergen könnten.
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Implementieren Sie ein Whistleblower-Programm, um die Meldung betrügerischer Aktivitäten, einschließlich Diebstahl und unangemessener Rechnungslegungsverfahren, zu fördern.
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Führen Sie überraschende interne Audits durch, um Buchhaltungspraktiken zu ermitteln, die den Betrug mit Forderungen vertuschen. Mitarbeiter, die zum Anpassen von Konten berechtigt sind, können Konten löschen, Konten als in Verzug markieren, Konten abschreiben, gestohlene Zahlungen auf alte oder falsche Konten buchen und den erzwungenen Ausgleich von Bargeld- und Forderungskonten verwenden, um den Diebstahl gebuchter Zahlungen zu verbergen.
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Stellen Sie Fachleute ein, die regelmäßig externe Audits durchführen, und bitten Sie den Auditor, die verwendeten Methoden zur Betrugserkennung zu erläutern.