Die Einnahmen, die Sie von Anmeldungen für eine Konferenz erwarten können, reichen oft nicht aus, um die Kosten zu decken, und Geld von Sponsoren kann den Unterschied überbrücken. Potenzielle Sponsoren möchten wissen, wie ihr Sponsoring ihren Unternehmen oder Organisationen zugute kommt. Sie benötigen einen Überblick über die erwarteten Konferenzteilnehmer und spezifische Beispiele für Exposition oder andere Vorteile, die Sie anbieten können. Der Wert des potenziellen Nutzens wird von der Anzahl der Personen beeinflusst, die etwas über das Sponsoring erfahren, von der Bedeutung, die Sie ihm beimessen, und davon, wie gut die Merkmale der erwarteten Konferenzteilnehmer mit den Marktsegmenten übereinstimmen, auf die der Sponsor abzielt. Mit einem Sponsoring-Angebot, das diese Aspekte abdeckt, erhalten Sie das Sponsoring, das Sie benötigen.
Identifizieren Sie potenzielle Sponsoren
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Erstellen Sie eine Liste der Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen zum Thema der Konferenz anbieten. Fügen Sie Regierungsorganisationen, Aufsichtsbehörden und gemeinnützige Organisationen hinzu, die sich mit ähnlichen Angelegenheiten befassen.
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Untersuchen Sie die aufgeführten Organisationen, um festzustellen, ob sie Sponsoring-Programme haben. Überprüfen Sie, ob sie in der Vergangenheit ähnliche Konferenzen oder Veranstaltungen gesponsert haben. Stellen Sie sicher, dass die Organisationen ein nachgewiesenes Interesse an Marktsegmenten haben, die von Ihren Konferenzteilnehmern vertreten werden.
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Wenden Sie sich an die Organisationen, um herauszufinden, ob sie Ihre Konferenz sponsern möchten. Erhalten Sie die Kontaktinformationen der Person oder Abteilung, die für die Entscheidung verantwortlich ist.
Bereiten Sie Ihr Sponsoring-Paket vor
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Stellen Sie Material über die Konferenz, vergangene Konferenzen und gegebenenfalls Sponsoren, die Ziele der Konferenz, ihre Funktionsweise und die teilnehmenden Organisationen zusammen. Bereiten Sie aus dem Material ein attraktives Informationspaket vor.
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Bereiten Sie eine detaillierte Analyse der erwarteten Teilnehmer der Konferenz vor. Notieren Sie die Anzahl der verschiedenen Teilnehmergruppen, die Sie erwarten, z. B. Moderatoren, Mitarbeiter des Unternehmens oder die breite Öffentlichkeit. Fügen Sie demografische, berufliche oder andere Informationen hinzu, die Sie kennen, stellen Sie jedoch sicher, dass die Informationen anonym sind, ohne dass identifizierbare private Informationen vorliegen.
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Detaillieren Sie die Vorteile, die Sie den Sponsoren bieten können, und bewerten Sie, wie viel jeder Vorteil wert ist, indem Sie sich auf ähnliche Veranstaltungen mit ähnlichen Zielgruppengrößen beziehen. Sehen Sie sich an, wie viel es einen Sponsor kosten würde, die gleiche Anzahl von Personen über andere Kanäle zu erreichen. Schließen Sie das Sponsoring-Paket mit detaillierten Levels und Preisen ab.
Verhandeln Sie das Sponsoring
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Senden Sie das Sponsoring-Paket an jeden potenziellen Sponsor. Verfolgen Sie, um sicherzustellen, dass sie es erhalten haben, und fragen Sie nach dem Namen der Person, die damit zu tun hat. Wenden Sie sich an die verantwortliche Person und stellen Sie fest, ob sie Ihren Vorschlag prüft oder eine Änderung wünscht. Nehmen Sie alle von Ihnen angeforderten Änderungen vor, die mit Ihnen einverstanden sind.
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Nachdem Sie Ihren potenziellen Sponsoren Zeit gegeben haben, Ihren Vorschlag zu prüfen, wenden Sie sich erneut an die verantwortliche Person und fragen Sie, ob die Organisation an dem Sponsoring interessiert ist. Treffen Sie sich mit interessierten Organisationen.
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Planen Sie zuerst die Treffen mit den am meisten interessierten Organisationen und ermutigen Sie sie, das teuerste Sponsoring auf höchster Ebene zu übernehmen. Bieten Sie weniger interessierten Organisationen in späteren Meetings die unteren Ebenen an. Verhandeln Sie, damit jeder Interessent die Veranstaltung auf einem Niveau sponsern kann, mit dem er sich wohl fühlt.