Unternehmer verlagern ihre Geschäfte aus verschiedenen Gründen, von mehr Kundenverkehr und besseren Wachstumschancen bis hin zum einfachen Bedarf an mehr Platz. Der Umzug eines Unternehmens kann jedoch auch zeitaufwändig und störend sein und Risiken für Mitarbeiter- und Kundenbeziehungen mit sich bringen. Ein Umzugsplan muss Mechanismen zur Bewertung der Risiken und Vorteile des Umzugs sowie eine detaillierte Checkliste der Umzugsaufgaben enthalten.
1
Geben Sie die Gründe für die Berücksichtigung eines Umzugs in Ihrem Plan an. Ihr Unternehmen muss möglicherweise umziehen, weil ein Mietvertrag abgelaufen ist oder weil Sie Ihrem derzeitigen Standort entwachsen sind. Machen Sie sich die positiven Gründe für den Umzug klar. Möglicherweise möchten Sie Ihr Unternehmen in einem Bereich ansiedeln, der näher an wichtigen Kunden oder Geschäftspartnern liegt. Wenn Sie eine Erweiterung planen, suchen Sie nach mehr Platz. Oder Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, an Ihrem derzeitigen Standort qualifizierte oder spezialisierte Arbeitskräfte einzustellen. Indem Sie Ihre Gründe für den Umzug klären, können Sie Ihren Plan auf die richtigen Lösungen konzentrieren.
2
Bewerten und vergleichen Sie die potenziellen Risiken und Vorteile eines Umzugs. Zeigen Sie, wie Sie den Nutzen maximieren können, z. B. ein verbessertes Arbeitsumfeld, einen besseren Zugang zu Lieferanten oder qualifizierten Arbeitskräften und Raum für Expansion. Dokumentieren Sie potenzielle Risiken wie Produktionsstörungen, die zu Lieferproblemen führen, den Verlust wichtiger Mitarbeiter, die nicht umziehen möchten, sowie eskalierende oder unvorhergesehene Umzugskosten. Integrieren Sie Aktionspläne, um das Risiko zu minimieren, in den gesamten Umzugsplan.
3
Nehmen Sie detaillierte Ausgaben in den Plan auf. Berechnen Sie alle direkten und indirekten Umzugskosten, um ein Budget für den Umzug zu erstellen. Geben Sie die geschätzten Kosten für die Anmietung oder den Kauf geeigneter Immobilien an Ihrem Zielort an. Erhalten Sie Schätzungen für den Transport von Möbeln und Geräten zum neuen Standort. Treffen Sie in Ihrem Budget Vorkehrungen für Reparaturen, Renovierungen oder Renovierungen der neuen Räumlichkeiten. Berücksichtigen Sie die Gebühren von professionellen Beratern wie Anwälten und Immobilienmaklern.
4
Listen Sie Bereiche auf, die Sie als geeignet für die Verlagerung Ihres Unternehmens identifiziert haben. Vergleichen Sie die Einrichtungen, Kosten und Vorteile des Standorts mit den Kriterien, die in Ihren Umzugsgründen festgelegt sind. Erstellen Sie eine kurze Liste der Immobilien in der Region, indem Sie die Immobiliendatenbanken im Internet durchsuchen oder einen Immobilienagenten bitten, Details zu beschaffen. Wenn Sie in eine Region ziehen, die versucht, durch eine öffentlich-private Partnerschaft Investitionen anzuziehen, wenden Sie sich an Regierungsbehörden in der Region, um Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Immobilien zu erhalten.
5
Weisen Sie die Verantwortung für die Verwaltung des Umzugs zu. Wählen Sie einen Leiter aus, der die Gesamtverantwortung für das Projektmanagement übernimmt, und ernennen Sie Vertreter in jeder Abteilung, die mit dem Leiter in Verbindung stehen. Erstellen Sie Checklisten mit Verantwortlichkeiten für jede Abteilung, damit jeder über wichtige Daten und Aufgaben informiert ist. Entwickeln Sie einen Projektplan zur Aufrechterhaltung der wesentlichen Produktion und Lieferung während des Umzugs. Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden weiterhin das richtige Serviceniveau mit minimalen Störungen bieten.
6
Integrieren Sie einen Plan für die interne und externe Kommunikation, damit Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten die Auswirkungen des Umzugs kennen. Erläutern Sie allen Mitarbeitern die Gründe und potenziellen Vorteile des Umzugs und ermutigen Sie sie, bei einem reibungslosen Übergang zusammenzuarbeiten. Legen Sie eine Mitarbeiterrichtlinie für den Umzug fest. Geben Sie Einzelheiten zu den Umzugskosten an, die den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Erläutern Sie die alternativen Regelungen für Mitarbeiter, die nicht umziehen möchten. Stellen Sie den Mitarbeitern Informationsquellen zu wichtigen Standortinformationen wie Immobilienpreisen, Schulen und Hochschulen, medizinischen Einrichtungen, örtlichen Geschäften und Freizeiteinrichtungen zur Verfügung. Informieren Sie die Kunden über die Umzugstermine und Lieferbedingungen während der Übergangszeit. Stellen Sie die potenziellen Vorteile des Umzugs in Bezug auf einen verbesserten Kundenservice dar. Stellen Sie Kunden und Lieferanten wichtige Standorte, Informationen wie Adresse, Telefon und andere Kontaktdaten zur Verfügung.
7
Erstellen Sie eine umfassende Checkliste mit wesentlichen Aktivitäten für den Umzug. Schließen Sie Transportvorbereitungen für Möbel und Ausrüstung ein. Wenden Sie sich an Versorgungsunternehmen, um die Trennung und Installation von Diensten in bestehenden und neuen Räumlichkeiten zu arrangieren. Bereiten Sie einen Zeitplan für den Umzug mit wichtigen Daten und Verantwortlichkeiten vor. Fügen Sie eine Liste wichtiger Kontakte für den Umzugszeitraum hinzu. Erstellen Sie einen Notfallplan für alle Aspekte des Umzugs, die sich auf die Kunden auswirken könnten.