Mithilfe von Excel-Dropdown-Listen, wie sie auf Webseiten zu finden sind, können Sie große Datenmengen auf kleinem Raum anzeigen. Sie sind auch nützlich, um die Auswahlmöglichkeiten einzuschränken, die ein Benutzer einer Excel-Tabelle beim Bearbeiten einer Zelle treffen kann. Wenn Sie eine Excel-Tabelle erhalten, die eine Liste enthält, können Sie Probleme beim Aktualisieren haben, wenn Sie nicht verstehen, woher Excel die Werte der Liste bezieht. Sie können die Datenquelle einer Liste identifizieren und schnell aktualisieren, indem Sie lernen, wie Sie die Datenüberprüfungstools von Excel verwenden.
Unbenannte Liste bearbeiten
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Starten Sie Excel und klicken Sie auf die Zelle, die eine Dropdown-Liste enthält, um diese Zelle auszuwählen.
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Klicken Sie auf „Daten“ und wählen Sie „Datenvalidierung“, um das Fenster „Datenvalidierung“ anzuzeigen.
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Klicken Sie auf die Registerkarte „Einstellungen“ des Fensters und notieren Sie den Wert im Textfeld „Quelle“. Dieser Wert kann ein benannter Bereich oder ein Bereich von Zellen sein. Ein benannter Bereich ist einfach ein Name wie „= Vertrieb“, den jemand einem Zellbereich zugewiesen hat. Wenn die Tabellenkalkulationsbesitzer einen Zellbereich definiert haben, haben sie dies mit der unten gezeigten Syntax getan:
= Sheet1! $ C $ 1: $ C $ 3
Das Wort „Sheet1“ gibt das Arbeitsblatt an, das den Zellbereich rechts von „Sheet1“ enthält. In diesem Beispiel umfasst dieser Bereich die Zellen C1 bis C3. Wenn Sie einen solchen Zellbereich sehen, füllt die von Ihnen ausgewählte Zelle ihre Liste aus den Zellen im angegebenen Bereich. Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, wenn im Textfeld „Quelle“ ein benannter Bereich angezeigt wird. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt in diesem Abschnitt fort.
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Ändern Sie die Werte im Zellbereich so, dass sie einen neuen Bereich identifizieren, den Sie zum Auffüllen der Liste verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass in der Liste der ausgewählten Zelle Werte angezeigt werden, die sich in den Zellen C1 bis C4 anstelle von C1 bis C3 befinden, geben Sie Folgendes in das Textfeld „Quelle“ ein:
= Sheet1! $ C $ 1: $ C $ 4
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Klicken Sie auf „OK“, um das Datenüberprüfungsfenster zu schließen und zur Tabelle zurückzukehren. Klicken Sie auf den Pfeil neben der ausgewählten Zelle. Die Liste wird geöffnet und zeigt den neuen Bereich der von Ihnen definierten Zellen an.
Benannte Liste bearbeiten
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Merken Sie sich den Namen des benannten Bereichs, den Sie im Textfeld „Quelle“ des Datenüberprüfungsfensters sehen, und klicken Sie auf „OK“, um das Fenster zu schließen und zur Tabelle zurückzukehren.
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Suchen Sie das Textfeld „Name“ oben in Excel. Dieses Feld wird unter dem Menüband angezeigt und befindet sich auf der linken Seite der Benutzeroberfläche. Die Wörter „Namensfeld“ werden in einer QuickInfo angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.
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Geben Sie den angegebenen Bereichswert in dieses Textfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Excel findet die Gruppe von Zellen, aus denen dieser Bereich besteht, und hebt ihn hervor.
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Ändern Sie die Werte in den Zellen, wenn Sie deren Werte aktualisieren möchten. Excel aktualisiert die Liste und Sie haben keine Arbeit mehr zu erledigen. Wenn Sie jedoch eine neue Zelle zur Liste hinzufügen oder eine vorhandene löschen möchten, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort. Sie müssen einige weitere Aufgaben ausführen, damit Excel weiß, dass Sie Zellen hinzugefügt oder gelöscht haben, aus denen die Liste besteht.
Aktualisieren Sie die benannte Liste nach dem Hinzufügen oder Löschen von Zellen
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Fügen Sie am Ende der im vorherigen Abschnitt hervorgehobenen Zellengruppe eine oder mehrere neue Zellen hinzu.
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Gehen Sie zur Symbolleiste, klicken Sie auf „Formeln“ und wählen Sie „Namensmanager“. Das Fenster Name Manager wird geöffnet und zeigt die Namen der benannten Bereiche an, die in der Tabelle vorhanden sind.
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Klicken Sie auf den Namen des benannten Bereichs von früher.
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Gehen Sie zum Feld „Bezieht sich auf“ am unteren Rand des Fensters und geben Sie einen neuen Bereich ein, der alle Zellen in der von Ihnen aktualisierten Zellgruppe enthält. Wenn die Zellen in der Gruppe jetzt aus den Zellen C1 bis C5 bestehen, geben Sie Folgendes in das Textfeld „Verweist auf“ ein:
= Sheet1! $ C $ 1: $ C $ 5
In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass sich die Zellen im Arbeitsblatt mit dem Namen „Sheet1“ befinden. Wenn sie sich stattdessen in einem Arbeitsblatt mit dem Namen „Sheet2“ befanden, geben Sie Folgendes ein, damit das erste Wort mit dem Namen des Arbeitsblatts übereinstimmt:
= Sheet2! $ C $ 1: $ C $ 5