E-Mail-Nachrichten können eine Fülle von Informationen enthalten, darunter Kontakte, Rechnungen und Inventardetails. Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass die E-Mails in Ihrem Posteingang ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäfts sind. Ältere E-Mails häufen sich jedoch schnell an. Wenn Sie diese Nachrichten nicht sofort benötigen, können Sie die wachsende Unordnung in Ihrem E-Mail-Ordner auf einfache Weise beseitigen. Durch das Archivieren von E-Mails werden die Nachrichten in einer separaten Datei gespeichert und aus einem angegebenen Outlook 2007-Ordner entfernt. Outlook archiviert E-Mails standardmäßig automatisch mithilfe der AutoArchivierungsfunktion. Sie können diese Funktion jedoch überschreiben und eine manuelle Archivierung durchführen.
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Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Datei“ und wählen Sie „Archivieren“.
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Klicken Sie im Archivfenster auf „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“.
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Klicken Sie auf den Ordner, den Sie archivieren möchten, z. B. Ihren Posteingangsordner.
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Geben Sie ein Datum in das Feld „Ältere Archivierungsgegenstände als“ ein. Nachrichten, die vor diesem Datum gesendet oder empfangen wurden, werden archiviert.
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Aktivieren Sie „Elemente mit aktivierter Option“ Nicht automatisch archivieren „einschließen“, wenn Sie die AutoArchivierungseinstellungen überschreiben und alle E-Mails archivieren möchten, einschließlich Nachrichten, die von der AutoArchivierungsfunktion weggelassen wurden.
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Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie eine neue Datei oder einen neuen Speicherort oder verwenden Sie einfach die Standardeinstellungen.
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OK klicken.“