Der Abrechnungszyklus besteht aus allen Schritten, die eine Organisation vom Beginn eines Abrechnungszeitraums bis zu seinem Ende durchführt. Während dieser Zeit berechnen Unternehmen die Anzahl der Stunden und den Lohnsatz für jeden Mitarbeiter sowie etwaige Einbehaltungen oder Leistungsansammlungen. Unternehmen müssen über geeignete Verfahren verfügen, um Fehler, Betrug oder behördliche Sanktionen zu riskieren.
Zeitmessung
Falsche Aufzeichnungen sind eines der größten Risiken für ein Unternehmen in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese Abweichungen können durch manuelle Eingabefehler, Berechnungsfehler oder durch Fehler im Computersystem verursacht werden. Diese Ungenauigkeiten können zu einem einzigen falschen Gehaltsscheck führen oder zu einer unzureichenden Lohnabgrenzung für alle Mitarbeiter führen.
Steuerung
Reduzieren Sie Risiken im Abrechnungszyklus, indem Sie Kontrollen implementieren. Die Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihren Zeiteintrag, ihre Stunden und ihren Lohnsatz zu überprüfen. Fordern Sie außerdem einen Manager oder Vorgesetzten auf, vor der Zahlung eine sekundäre Überprüfung und Genehmigung vorzulegen. Eine zweistufige Überprüfungsebene wird auch dazu beitragen, die Häufigkeit von Überkompensationen zu verringern. Diese Überzahlungen können durch Mitarbeiter verursacht werden, die sich gegenseitig ein- und ausstempeln, oder durch Personen, die während der Stunden, in denen sie nicht anwesend waren, Arbeit beanspruchen.
Zugang zu Informationen
Ein Unternehmen sollte eine Aufgabentrennung aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass keine einzelne Person Gehaltsabrechnungen erstellen und genehmigen kann. Dies verhindert das Risiko eines Missbrauchs von Unternehmensmitteln. Ohne ordnungsgemäße Kontrollen könnten unbefugte Änderungen an den Stammdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Schaffung von fiktiven oder „Geister“ -Mitarbeitern stattfinden.
Vorschriften einhalten
Das Bundesgesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer genau und planmäßig entschädigen müssen. Die staatlichen Gesetze unterscheiden sich hinsichtlich des Gehaltsplans – beispielsweise wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich -, den ein Unternehmen anwenden kann. Unternehmen mit Mitarbeitern an mehreren Standorten sollten die lokalen Vorschriften überprüfen, um die Einhaltung sicherzustellen. Unternehmen müssen bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung auch Steuern, Sozialversicherungen und andere Abzüge berechnen. Unternehmen müssen Arbeitssteuern einbehalten und Einzahlungen nach einem Zeitplan vornehmen, der von der Höhe der Rendite abhängt. Wenn nicht rechtzeitig Einzahlungen getätigt werden, kann dies zu Strafen durch das IRS führen. Der Internal Revenue Service kann auch verlangen, dass ein Unternehmen eine separate Buchhaltung führt und seine Steuern auf ein spezielles Treuhandkonto der US-Regierung einzahlt.