Das richtige Verfassen eines Geschäftsbriefs ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufrechterhaltung günstiger beruflicher Beziehungen. Wenn Sie mit einem japanischen Unternehmen zusammenarbeiten, ist es wichtig, einen professionellen Geschäftsbrief so zu schreiben, dass die Nuancen der Kultur berücksichtigt werden. Ein Dokument, das präzise und klar verfasst ist, kann Ihre Chancen erhöhen, das von Ihnen verfolgte Geschäft abzuschließen.
Header-Informationen
Der Firmenname sollte zusammen mit dem Namen der Person, die den Brief erhält, in der oberen linken Ecke des Papiers erscheinen. Ihr Firmenname sowie Ihr Name sollten sich direkt gegenüber den Informationen des Empfängers oben rechts auf der Seite befinden.
Anreden und Abschlüsse
Anreden und Schlussfolgerungen japanischer Geschäftsbriefe werden basierend auf der Länge und dem Grad der Formalität des Dokuments miteinander gepaart. Den Geschäftsbrief mit „Sehr geehrter Herr“ zu beginnen und mit „Mit freundlichen Grüßen“ zu beenden, ist die richtige allgemeine japanische Geschäftsetikette. Die japanische Paarung hierfür ist „haikei“ (die Anrede) und „keigu“ (die Schlussfolgerung). Wenn der Brief sehr kurz ist, ist es angemessen, ohne Anrede direkt in den Briefkörper einzusteigen, so Ivona Baresovas Buch „Höflichkeitsstrategien in interkultureller Perspektive: Studium amerikanischer und japanischer Beschäftigungsverweigerungsbriefe“. Diese Anrede ist „Zenryaku“, was bedeutet, dass respektvoll das „Smalltalk“ des Briefes weggelassen wird. Wenn Zenryaku nicht in den Geschäftsbrief geschrieben ist, erscheint das Dokument zu einfach, was als unhöflich angesehen wird. Die entsprechende Schlussfolgerung für Zenryaku lautet „soso“, was „in Eile“ bedeutet.
Hauptteil des Briefes
Es wird als höflich angesehen, zu Beginn eines japanischen Geschäftsbriefs eine kurze saisonale Referenz zu machen. Es ist wichtig, die Jahreszeiten in Japan zu kennen, damit Sie sich richtig auf das kalte Wetter oder die ersten Frühlingsblumen beziehen können. Wenn Sie sich zum ersten Mal an ein japanisches Unternehmen wenden, sollte der Ausdruck „Wir freuen uns und fühlen uns geehrt, mit Ihrem Unternehmen Geschäfte zu machen“ verwendet werden auch am Anfang des Briefes enthalten sein. Es ist auch höflich, sich nach der Gesundheit oder der Familie des Briefempfängers zu erkundigen, insbesondere wenn der Fachmann der Leiter des Unternehmens ist oder eine hohe Position innehat.
Visitenkarten
Visitenkarten werden in der japanischen Geschäftskultur hoch geschätzt. Das kleine Dokument, auf Japanisch „meshi“ genannt, sollte dem Geschäftsbrief beigefügt werden, wenn Sie das Dokument verschicken und noch nie mit dem Empfänger Geschäfte gemacht haben. Wenn Sie das Dokument persönlich vorlegen, geben Sie dem Empfänger die Visitenkarte mit beiden Händen. Auf diese Weise erhält der japanische Geschäftsmann die Karte auch. Laut der Venture Japan-Website ist es eine angemessene Geschäftsetikette, die Karte auf der einen Seite in Ihrer Muttersprache und auf der anderen Seite auf Japanisch zu drucken. Geben Sie die Karte immer mit der japanischen Seite nach oben.