Insbesondere bei Leistungsstufen, mit denen das gesamte Personal Ihres Unternehmens mit vernetzten Druckdiensten versorgt werden kann, enthält die heutige Ausgabehardware häufig integrierte Festplatten, die den eingebetteten Miniaturcomputer ergänzen, der die Funktionen dieser Geräte ausmacht. Diese Merkmale treten normalerweise bei Laserdruckern und Multifunktionsgeräten auf, die auf Laser oder Tintenstrahl basieren können. Wenn Ihr Bürodrucker diese Funktionen enthält, können Sie von Leistungsvorteilen profitieren – auf Kosten erhöhter Sicherheitsbedenken.
Geräte der Unternehmens- oder Arbeitsgruppenklasse
Viele Drucker, die für Mehrbenutzerumgebungen entwickelt wurden, verfügen über Festplatten – herkömmliche platterbasierte Einheiten oder Flash-Speicher -, um die Ausgabe vieler Dokumente zu beschleunigen, die gleichzeitig oder nahezu gleichzeitig gedruckt werden. Diese Laufwerke machen die Aufbewahrung von Spooldokumenten auf den Computern einzelner Benutzer überflüssig und bieten eine beschleunigte Möglichkeit, Ausgabedaten für Druckhardware verfügbar zu machen. Wenn Sie keine Konfigurationsseite drucken, die in Ihrem Miet- oder Kaufvertrag aufgeführten installierten Optionen überprüfen oder die Rückseite des Geräts auf Anzeichen eines Laufwerks untersuchen, können Sie möglicherweise nicht zwischen Geräten mit integriertem Speicher und Geräten ohne Laufwerk unterscheiden.
Multifunktionsdrucker
Interne Festplatten sind eine gemeinsame Funktion auf Geräten, die drucken, scannen, faxen und per E-Mail versenden – Multifunktionsdrucker oder MFPs -, damit sie die gleichzeitige Ausführung ihrer zahlreichen Funktionen koordinieren können. Aufgrund der engen Verwendungs- und Konfigurationsähnlichkeiten zwischen diesen Geräten und ihren etwas größeren Kopiergeschwistern zielen MFPs auf viele der gleichen Anforderungen für Büros mit weniger Benutzern und weniger Dokumentenverkehr ab als solche, die vernetzte Kopierer verwenden. Abhängig von der Leistungsstufe, dem Preis und der beabsichtigten Arbeitsgruppengröße kann ein MFP standardmäßig oder optional eine Festplatte enthalten.
Halten und sichern
Durch die Integration einer internen Festplatte können Ausgabegeräte Arbeitsgruppen die Möglichkeit bieten, ein Dokument an den Drucker zu senden, es für die spätere Ausgabe zu speichern und mehrere Kopien zu unterschiedlichen Zeiten aus einem gespeicherten Datensatz zu erstellen. Hardware-Setups, die einzelne Benutzer-IDs enthalten, ermöglichen es dieser Funktion, Sicherheit beim Zugriff auf Dokumente zu bieten. Bei MFPs unterstützen interne Festplatten auch die Aufbewahrung von Faxmaterial bei fehlendem Druckmaterial.
Sicherheitsüberlegungen
Wenn Ihr Unternehmen ein geleastes oder gekauftes Ausgabegerät außer Betrieb nimmt, kann seine Festplatte ein Sicherheitsrisiko darstellen, da die Gefahr besteht, dass vertrauliche Daten auf der Festplatte verbleiben. Neben Sicherheitsbestimmungen zum Schutz dieser Geräte während des Betriebs, einschließlich des Kennwortschutzes für den webbasierten Zugriff auf Ihre Ausgabehardware, benötigen Sie eine Sicherheitsrichtlinie, um die Datenvernichtung bei der Stilllegung Ihrer Geräte zu beheben. Geleaste Drucker müssen funktionsfähig zurückgegeben werden, sodass Sie ihre Laufwerke nicht einfach zerstören können. Einige Druckerhersteller bieten ein Standard- oder optionales Softwareprodukt zum Löschen von Daten an, mit dem Sie die Laufwerke in ihren Geräten, in denen sie enthalten sind, löschen oder überschreiben können.