Ein Buchhaltungssystem ist lediglich eine etablierte Methode zur Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben, damit Sie leicht erkennen können, wie es Ihrem Unternehmen geht. Obwohl die Besonderheiten zwischen den Unternehmen variieren können, halten sich die meisten an die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze, die von der US-amerikanischen Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission) und dem Wirtschaftsprüferberuf entwickelt wurden. Buchhaltungssysteme können einfach oder komplex, manuell oder computergestützt sein. Es gibt jedoch bestimmte grundlegende Buchhaltungsgrundsätze, die für alle akzeptablen Methoden zur Bilanzierung Ihrer Geschäftsaktivitäten gelten.
Arten von Buchhaltungssystemen
Die Buchhaltungssysteme mit einfacher und doppelter Erfassung sind die beiden üblicherweise verwendeten Methoden. Die Methode der einmaligen Eingabe ähnelt einem Scheckheft. Es gibt nur Belastungen und Gutschriften. Wenn Sie eine Einzahlung tätigen, erhöht sich Ihr Guthaben, und wenn Sie einen Scheck ausstellen, verringert sich Ihr Guthaben. Diese Methode gibt an, wie viel Bargeld Sie zur Verfügung haben, aber nicht, wohin Ihr Geld fließt. Die Methode der doppelten Eingabe berücksichtigt Ihre Ausgaben. Wenn Sie einen Scheck ausstellen, verringern Sie das Bargeld, erhöhen jedoch gleichzeitig das Konto, das dem Grund für die Kosten entspricht, z. B. Büromaterial oder Dienstprogramme.
Belastungen und Gutschriften
Die meisten Buchhaltungssysteme verwenden die Methode der doppelten Eingabe. In der Regel belasten Sie bei jeder Transaktion ein oder mehrere Konten und schreiben ein oder mehrere Konten gut, wobei der Gesamtbetrag Ihrer Belastungen und Gutschriften gleich ist. Wenn Sie beispielsweise einen Scheck über 100 US-Dollar ausstellen, um Büromaterial im Wert von 80 US-Dollar zu kaufen, und ein Paket für 20 US-Dollar verschicken, schreiben Sie 100 US-Dollar in bar, Bürobedarf in Höhe von 80 US-Dollar und Versandkosten in Höhe von 20 US-Dollar. Andere Transaktionen betreffen möglicherweise nur zwei Konten, z. B. eine Mietzahlung.
Jahresabschluss
Obwohl ein Unternehmen eine Reihe verschiedener Abschlüsse erstellen kann, sind die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz die grundlegendsten Berichte. Die Gewinn- und Verlustrechnung entspricht einer Gewinn- und Verlustrechnung und gibt an, wie viel Geld Sie im Berichtszeitraum verdient oder verloren haben. Die Bilanz listet Ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten auf und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie viel Ihr Unternehmen wert ist. Zu den Arten von Konten, die sich auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung auswirken, gehören Verkäufe, Gemeinkosten und Kosten der verkauften Waren. In Ihrer Bilanz sind Konten wie Inventar, Bargeld, Sachanlagen, Verbindlichkeiten und Forderungen aufgeführt.
Grundkonten
Es gibt 10 grundlegende Kategorien von Konten, die Sie möglicherweise benötigen, um Ihre Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. Abhängig von der Komplexität Ihres Unternehmens benötigen Sie möglicherweise mehrere Unterkonten, um beispielsweise jede Art von Verkauf oder jede Art von Produkt aufzulisten, die Sie im Inventar führen. Die Grundlagen sind jedoch Umsatz, Ausgaben, Gehaltsabrechnung und Gewinnrücklagen für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung. Für Ihre Bilanz sollten Sie Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten, Schuldverschreibungen, Inventar und Eigenkapital angeben.
Negative und positive Salden
Einige Arten von Konten weisen normalerweise negative Salden auf, andere weisen normalerweise positive Salden auf. Dies kann für einen unerfahrenen Buchhalter verwirrend sein. In der Gewinn- und Verlustrechnung weisen Ihre Umsatzkonten, wie z. B. Verkäufe, normalerweise einen negativen Saldo auf, obwohl sie eine gute Aktivität für Ihr Unternehmen darstellen. Ausgaben und Kosten der verkauften Waren sollten einen positiven Saldo aufweisen. In der Bilanz weisen Konten, die eine für Ihr Unternehmen günstige Aktivität darstellen, positive Salden auf. Bargeld, Forderungen und Vorräte sind Beispiele für Konten mit positiven Salden. Negative Saldokonten sind solche, die weniger günstig sind. Rückstellungen und Verbindlichkeiten sind Beispiele. Wenn Sie einen Eintrag analysieren, ist er möglicherweise leichter zu verstehen. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel verkaufen, schreiben Sie Verkäufe gut, ein Konto mit negativem Saldo. Sie müssen ein anderes Konto belasten, entweder Bargeld oder Forderungen, die normalerweise beide einen positiven Saldo aufweisen.